10 claves para gestionar las relaciones con los proveedores✅

1. Implicar a los empleados

Una empresa debe contar con procedimientos para gestionar las relaciones con los proveedores (SRM), pero lo más importante es asegurarse de que todos los miembros de la empresa participen en su aplicación. De acuerdo con los informes de las empresas estadounidenses, cada año se gastan 533.000 millones de dólares fuera de los canales de compra establecidos. Si bien el 95% de las empresas dispone de listas de sus proveedores preferentes, sólo el 50% cuenta con sistemas de compra verdaderamente unificados.

2. Atender las diferencias

Con la globalización, se está convirtiendo en una práctica habitual trabajar con proveedores repartidos por todo el mundo. No obstante, cada ciudad, región y país tiene normas, leyes y enfoques distintos. Si algunos de tus proveedores se encuentran en otro país, tú y tu equipo de SRM tendrán que tener en cuenta los matices de otras culturas al tratar con estos proveedores. Esto incluye el cuidado de las diferencias horarias. Es necesario definir un calendario de comunicación que sea conveniente para ambas partes.

3. Formalizar los procesos de SRM

Disponer de un proceso documentado proporcionará a tu equipo unas directrices de gestión de proveedores coherentes y claras. Este proceso puede incluir diagramas de flujo, ejemplos de instrucciones, políticas y acuerdos relativos a la propia empresa y a los proveedores. Es importante que se cumplan estrictamente todos los pasos y que los empleados autorizados firmen la finalización de un determinado procedimiento.

4. Valorar los riesgos

Es necesario evaluar siempre los riesgos de trabajar con un determinado proveedor, especialmente si se gestiona una cadena de suministro compleja. Pide referencias y pruebas de experiencia a los proveedores. Consulta cuántos años lleva la empresa, cuál es su especialización, cómo afronta las crisis, etc.  La evaluación del perfil de riesgo del proveedor (junto con un acuerdo de cooperación bien diseñado) minimizará el riesgo y ayudará a evitar posibles interrupciones para tu empresa.

5. Detallar los acuerdos con los proveedores

Cuando se compra regularmente algo a un determinado proveedor, es importante firmar un acuerdo de cooperación con él, además del propio contrato de suministro. En ese acuerdo, hay que indicar lo que ambas partes esperan de la cooperación y, por supuesto, incluir la descripción de los bienes y servicios, el precio, las condiciones de entrega y pago, el método de intercambio de notificaciones, etc. Según las circunstancias específicas, puede ser un documento simplificado o más complejo. Un acuerdo de este tipo con el proveedor reducirá la probabilidad de malentendidos y conflictos.

6. Distinguir entre precio y valor

En este caso, el precio es lo que se paga, el valor es lo que se obtiene. Adquirir un servicio o producto de calidad a un precio adecuado es la clave de la eficacia. Si dispones de flexibilidad financiera, debes aprovecharla. Puedes comprar al por mayor a un mejor precio. Sin embargo, esto supondrá aumentar las existencias en el balance o tener que pagar antes para obtener un mayor descuento. Algunas veces es mejor pagar un poco más si el proveedor ofrece un mejor servicio. Esto se pagará por sí mismo, porque entonces él se hace cargo de más y tú no tienes que dedicar tiempo a gestionar tus interacciones con él.

7. Establecer una comunicación con los proveedores

Conviene entablar y mantener una comunicación regular con todos tus proveedores. Deben tener siempre información actualizada sobre tu estrategia y tus planes. Así entenderán cómo encajan en esa estrategia y cómo pueden ayudar a conseguir sus objetivos y beneficiarse ellos mismos. Si cree que el trabajo o el enfoque de un determinado proveedor no es lo que necesita, hágaselo saber. Mientras más sostenida y profunda sea la comunicación, más eficaz será el trabajo en conjunto.

8. Pagar a tiempo

A fin de evitar la pérdida de proveedores, es importante cumplir con tus obligaciones de pago a tiempo. De este modo, demostrarás que eres un cliente de confianza y que es fácil trabajar contigo. Si por alguna razón no puedes pagar en la fecha acordada, asegúrate de comunicárselo a tu proveedor lo antes posible y dale una fecha en la que pueda esperar el pago.

9. Utilizar la tecnología

Trabajar eficazmente con los proveedores es posible cuando se tiene información sobre ellos al alcance de la mano y en un solo lugar. Para ello, es necesario invertir en un software de gestión de las relaciones con los proveedores. Puede ir más allá e invertir en un software de gestión de pedidos más avanzado. Puede utilizarse para crear, procesar y hacer un seguimiento de los pedidos de compra para diferentes proveedores. Algunas soluciones de software permiten integrar todas estas funciones en una sola plataforma.

10. Ser un colaborador de los proveedores

Esta asociación no debe basarse únicamente en la transacción en sí en la que uno vende y otro compra, sino también en la confianza y la lealtad mutuas. Los proveedores deben sentirse como una parte importante de tu empresa. Manténgalos informados de los procesos en curso, infórmeles de los lanzamientos de nuevos productos y promociones y, al mismo tiempo, escucha sus comentarios.

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