El arte de la gestión (administración) es la capacidad de delegar trabajo a través de otras personas y no solo haciendo el trabajo por sí mismo. La tarea del gerente es poder pensar, analizar información, organizar, planificar, tomar decisiones estratégicas. Delegar es una acción absolutamente necesaria, pues el gerente “no debe obedecer al trabajo, sino más bien el trabajo debe obedecerle”
Capacidad de delegar
Motivos para delegar:
- Por la cantidad de trabajo diaria que debe realizar el líder, que en ocasiones excede a sus capacidades físicas y temporales. Por lo que debería ser normal la asignación de tareas a sus subordinados para que tenga la facilidad de hacer más.
- Si un empleado sabe hacer un trabajo, y este puede salir mejor que si el jefe le dedicara tiempo, lo debe realizar. Un buen líder dirige para que cada subordinado haga su trabajo de la mejor manera.
La alta dirección a menudo tiende a delegar un mínimo de autoridad, argumentando que la competencia del personal es insuficiente o por la falta de fiabilidad. La delegación mínima lleva a sobrecargar al administrador con los problemas actuales. En cuanto al estereotipo: "es más fácil hacerlo uno mismo que explicar", de hecho, explicar al personal y monitorear la implementación, toma más tiempo que la ejecución independiente de la tarea, pero solo en la etapa inicial. Con la creciente experiencia de delegar trabajos, el personal adquiere la capacidad necesaria y alcanza rápidamente el nivel en el que ya es más fácil para él hacerlo.
Objetivos de delegar:
- Aligerar a los altos directivos, creando las mejores condiciones para resolver tareas de gestión estratégicas a largo plazo.
- Aumentar la capacidad legítima de los subordinados.
- Activar el "factor humano", acrecentando la participación e interés de los empleados.
Lo que se puede delegar es:
- El trabajo que es de rutina.
- Actividades especializadas (es decir, aquellas actividades que los empleados pueden realizar mejor que el líder).
- Cuestiones privadas.
- Trabajos preparatorios (obtención del material en general, formulación de conclusiones primarias, redacción de diversos proyectos). En cada caso, el jefe debe verificar cualquiera de los casos para ver si hay posibilidad de delegación. El principio aquí es extremadamente simple: todo lo que los empleados pueden hacer lo deben realizar.
- Asistencia a diversos eventos de carácter informativo, haciendo mensajes, compartiendo experiencias.
Lo que no se debe delegar:
- Establecimiento de metas.
- La decisión final sobre cuestiones estratégicas.
- Control de resultados.
- Motivación de los empleados.
- Tareas de especial importancia (de categoría exclusiva).
- Tareas de alto grado de riesgo.
- Casos inusuales y excepcionales.
- Asuntos urgentes que no dejan tiempo para explicaciones o verificaciones.
- Tareas confidenciales.
El proceso de delegación de autoridad se planifica cuidadosamente en función de los objetivos de la organización, generalmente se realiza por separado para cada tarea. Si es necesario, se desarrollan horarios de trabajo y monitoreo, se crean instrucciones que definen los límites de responsabilidad de los subordinados, quienes se familiarizan con estos documentos de antemano y les hacen las propuestas y modificaciones necesarias.
Dado que la capacidad de las personas para ejercer autoridad en situaciones específicas no puede definirse claramente y por anticipado, la delegación de autoridad implica un cierto riesgo. Sin embargo, este riesgo está justificado, ya que promete beneficios considerables para ambas partes.
Ventajas y desventajas de delegar autoridad en la empresa
Ventajas:
- Liberación de tiempo de liderazgo para resolver problemas estratégicos.
- El mejor servicio al cliente. La capacidad de tomar una decisión independiente sobre el terreno muestra que el empleado tiene poder e influencia y los clientes lo aprecian.
- Flexibilidad. Los empleados con derecho a tomar decisiones están dispuestos a adaptarse al cambio.
- Velocidad. Los empleados responsables de los resultados del trabajo pueden resolver problemas de forma rápida y precisa.
- Disposición al trabajo. Muchos empleados trabajan mejor si pueden actuar de manera independiente.
- Compensación por oportunidades profesionales limitadas. Cuando un especialista no tiene perspectivas de un rápido crecimiento profesional, la expansión de la independencia se convierte en una motivación para él.
Desventajas:
- Alto potencial de caos. El resultado del hecho de que los propios empleados toman decisiones sobre el terreno puede ser un nivel diferente de servicio para los clientes. La gerencia de la compañía tiene que lidiar con la voluntad del empleado.
- Ausencia de claridad. La otra cara de la flexibilidad y la velocidad es la confusión de las responsabilidades. Los empleados comienzan a quejarse de que sus responsabilidades laborales si no están claramente definidas.
- No hay preparación para tareas adicionales. No todos los empleados están contentos con la expansión de la autoridad y la responsabilidad. Para algunos, esto causa conmoción.
Principios clave para una delegación efectiva
Existen veinte principios de delegación efectiva formulados por expertos occidentales:
- Delegar por adelantado. La decisión sobre a quién y a quién quiere o debe confiar, se toma inmediatamente después de la preparación del plan de trabajo.
- Delegar de acuerdo con las habilidades y capacidades de sus empleados.
- Recordar: ¡delegar sin motivación e incentivos es imposible! Motivar a los empleados durante la delegación.
- Delegar la tarea o trabajo de la manera más completa posible, y no como tareas aisladas parciales.
- Cada vez que se delegue, explicar de qué se trata (un caso particular o una delegación permanente).
- Las tareas homogéneas se delegan mejor al mismo empleado específico
- Asegurarse de que el empleado pueda y quiera ir a trabajar.
- Tener en cuenta que, por confiabilidad, se pueden asignar al mismo trabajo a dos empleados que estén conscientes de esto.
- Transferir autoridad y competencia junto con la tarea (hasta el derecho de firmar documentos, si es necesario).
- Al delegar, con la mayor precisión posible instruir completamente a los empleados. Asegurarse de que la tarea asignada se entienda correctamente. Recordar que el empleado solo puede hacer lo que se le dice, y no lo que uno puede imaginar o tiene en mente al establecer la tarea (la ley de "incertidumbre de respuesta").
- Al dar instrucciones, es importante no solo explicar la esencia de la tarea, sino también su significado y propósito.
- Se recomienda que las tareas grandes e importantes se confíen en orden y escrito. Esto, por supuesto, no elimina la necesidad de motivar e instruir cuidadosamente al empleado.
- Si la tarea es compleja y nueva, entonces debe llevarse a cabo con el método de cinco pasos, cada uno de los cuales tiene un cierto significado psicológico:
a. Preparar a un empleado (motivación).
b. Explicar la tarea (instrucciones detalladas).
c. Mostrar cómo hacer el trabajo (dar una muestra).
d. Confiar al empleado el desempeño del trabajo bajo supervisión y ajustarlo.
e. Transferir todo el trabajo al empleado, dejando solo la inspección. - Brindar al empleado la oportunidad de una mayor capacitación profesional para cumplir mejor con las tareas que le fueron asignadas.
- Proporcionar al empleado el acceso a cualquier información necesaria. Los empleados juzgan la importancia de la tarea en muchos aspectos según cuán completa y oportunamente reciban la información.
- Evitar interferir con el propio flujo de trabajo sin una buena razón.
- Al mismo tiempo, dar al empleado la confianza de que, en caso de dificultades o problemas, siempre puede pedir consejo o apoyo.
- Acordar con el empleado cuándo, con qué frecuencia y de qué forma informará sobre cómo van las cosas.
- Monitorear los resultados finales del caso asignado e informar inmediatamente al empleado los resultados de la observación.
- Elogiar constructivamente los éxitos y criticar las deficiencias en el trabajo realizado.
El cumplimiento de los principios de delegación efectiva evita muchos problemas. Sin embargo, no son tan fáciles de usar en la práctica.
Conoce nuestro Máster en Dirección y Administración Empresarial y Directiva.