La organización de eventos comienza siempre con una idea, una propuesta, la necesidad de alguien de organizar un evento o incluso con una obligación; y todo ello puede responder a las más variadas circunstancias.
Recomendación previa, leer:
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La escenografía
La escenografía es otra de las disciplinas más importantes que intervienen en la organización y producción de eventos. En el caso de la escenografía aplicada a los eventos, la entendemos como el proyecto técnico y artístico de puesta en escena de los contenidos de un evento y que comienza a elaborarse desde la idea creativa, que es la que construye, modula y ejecuta la escenografía.
El término “skênographia” viene del griego, significa “grafía de la escena”, y hace referencia al arte de adornar el teatro y el decorado pictórico que resulta de esta técnica. En el Renacimiento se consideraba la técnica que se utilizaba para dibujar y pintar un telón de fondo en perspectiva. En el sentido moderno, es la ciencia y el método del escenario y del espacio teatral. “Escenografía” se impone cada vez más a “decorado”, ya que, aunque los espacios concebidos por un escenógrafo y un decorador pueden ser casi idénticos, hay una importante diferencia. El decorador no es responsable de los actos que se lleven a cabo los que ocupen el espacio. Su trabajo se basa en juicios estéticos que son independientes de la acción. El escenógrafo, por su parte, debe hacerse cargo de los actos de los personajes. En resumen, la decoración está incluida dentro de la escenografía, que además engloba otros factores relativos a la puesta en escena del evento.
En numerosas ocasiones ambos términos se usan como sinónimos, pero es importante conocer de entrada las diferencias entre ambos. En general, el servicio que ofrece un escenógrafo suele ser más completo, sobre todo en eventos con una gran carga creativa y conceptual, pero, lo esencial es encontrar al profesional que nos provea el servicio que necesitamos. De nada sirve contratar a un famoso escenógrafo para organizar un sencillo evento de presentación de informes en un departamento de una empresa, por ejemplo.
En cualquier caso, el profesional de la organización de eventos debe contar con unos conocimientos al menos básicos de escenografía, decoración, interiorismo, iluminación y sonido. No solo para poder comparar proveedores, para poder buscar los servicios necesarios o entender lo que los escenógrafos o decoradores puedan explicarnos; también porque en ocasiones no podremos contar en nuestro equipo con este tipo de profesionales (normalmente por razones de presupuesto) y tendremos que hacernos cargo de estas tareas.
La escenografía aplicada a los eventos tiene una gran capacidad para crear expresiones y significados nuevos. El conocimiento de los elementos y de los factores que conforman la construcción escenográfica nos será de mucha utilidad para idear los mejores escenarios para cada uno de los eventos. En nuestros tiempos, caracterizados por una cultura visual muy arraigada, los eventos requieren una planificación escenográfica que incluya iluminación, color, texturas, etc., un conjunto que se enfoque hacia la armonía de significados entre el medio y el mensaje: todo tiene que ser uno.
La escenografía debe reflejar la idea que articula el proyecto del evento y trasladar su filosofía. Una idea mal plasmada pierde su fuerza y distorsiona los mensajes.
Reproducimos un extracto del V Congreso Internacional de Protocolo sobre la escenografía:
“La escenografía se presenta como una disciplina que no puede disociarse del proyecto protocolario (…) y hablábamos sobre los factores que debemos identificar para conseguir el ambiente adecuado que estimule la comprensión visual y conceptual del lenguaje de lo plástico (…) indicando que deberíamos dominar en especial: La luz. La iluminación y los elementos que, no siendo fuentes de energía, doten de mayor luminosidad a un escenario. La utilización de la luz, la iluminación como valor descriptivo, expresivo y simbólico. El reflejo, las sobras y la temperatura. Todos ellos son elementos que nos obligan a plantearnos los materiales, las texturas, las formas para evitar distorsionar la imagen, No olvidemos que la luz crea sensaciones, conforma ambiente… La luminosidad puede conseguirse con otros elementos ajenos a las fuentes de energía (…). El color, porque la utilización de una paleta concreta de color genera combinaciones que pueden dar o restar armonía y unidad a los mensajes visuales. Recordemos que los colores “tienen un significado y comunican por sí mismos, comunican una idea sin palabras (…) sirven para crear estilos, sistemas y jerarquías de información. El uso de una paleta determina una atmósfera, una sensación, un efecto visual que se sumerge en el diseño de la totalidad. No siempre notamos de inmediato cuál es la paleta utilizada, pero percibimos cierta luminosidad constante y pareja que da equilibrio” (Michéle Guevara, Diseñadora Gráfica).
Encontramos también interesantes referencias a estos temas en la Revista Internacional de Protocolo (num.23, pg.32):
“El color utilizado en la imagen corporativa impresa para los diferentes actos del Consejo que se celebraron con motivo de la Presidencia española de la Unión Europea fue la plata, un color que rebajaba pretensiones frente al siempre ampuloso oro”. Se pretendía una imagen de sencillez, modernidad y sobriedad que favoreciera un clima amable.
También encontramos referencias al papel que debe jugar la restauración y el catering en los eventos. El catering, en todas sus variables, es un factor que “adquiere tal relevancia en un acto que constituye un pilar fundamental del éxito o del fracaso del mismo” (Eloy Martínez de la Pera). Para Eloy Martínez, “la mesa es un lugar donde se vuelcan las fobias y las filias, por tanto, hay que mimarla. El catering debe integrarse en la escenografía de un acto. Sus profesionales deben tener la información adecuada sobre lo que pretendemos para poder acertar en la composición del menú o del aperitivo, en su puesta en escena, en el proyecto decorativo, en el movimiento de camareros, en definitiva, procurar una relación, seducir y formar parte de lo más importante: el mensaje. Y por supuesto, el objetivo que perseguimos”.
Los elementos como la ornamentación floral y el catering deben tratarse también desde este mismo prisma: luz, color, texturas, volumen, olor y gusto. Todos deben formar parte del proyecto escenográfico. Debemos preguntarnos: ¿qué deseamos resaltar cuando diseñamos el proyecto escenográfico?, y a partir de la respuesta, conseguir que todos los demás elementos acompañen y arropen ese objetivo.
En los proyectos escenográficos pueden interactuar muchos profesionales distintos, en función de las necesidades y de la envergadura del evento, siendo los más habituales: expertos en montaje, ingenieros de estructuras, técnicos de iluminación, técnicos de sonido, decoradores de interior, catering y restauración, técnicos creativos, diseñadores y estilistas, técnicos de producción, conductores de ceremonias, gestores de contenido, informadores, personal de logística, personal de seguridad… Todos ellos deben trabajar de manera integrada, coordinada y coherente para plasmar en la realidad nuestro proyecto escenográfico.
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