La primera persona que se ve en el hotel es el administrador de éste. Siempre agradable y amistoso, tratará de hacer todo lo que depende de él para que la estancia del visitante sea inolvidable y confortable.
Desde fuera puede parecer que las obligaciones del administrador del hotel se limitan a proporcionar las llaves de la habitación y a registrarte en la base de datos. Para disipar este mito, se explica más de cerca el trabajo de uno de los principales empleados del centro recreativo.
Responsabilidades y funciones del administrador del hotel
A menudo el puesto de administrador se llama recepcionista. En francés, esta palabra significa puerta. El especialista en hoteles recibió este nombre porque su lugar de trabajo, la recepción, está cerca de la entrada, y se reúne con los huéspedes. Esta redacción no es ciertamente exacta, porque el recepcionista del hotel realiza muchas más funciones basadas en la descripción de su trabajo. Así este se encarga de los siguientes deberes y funciones:
Funcionamiento de todos los servicios del hotel
Este debe asegurar el funcionamiento ininterrumpido de todos los servicios del hotel, comprobar la disponibilidad de la habitación para el registro, comprobar la disponibilidad de bebidas y aperitivos necesarios en el minibar, coordinar el trabajo de los subordinados.
Registrar y preparar la habitación
En los hoteles pequeños, el administrador se encarga no sólo de la función de registrar a los huéspedes, llevando bajo protección las llaves y los objetos de valor (en la caja fuerte), sino también de preparar la habitación para el registro, informando a los huéspedes sobre las principales atracciones de la ciudad y cómo llegar a ellas.
Reservar habitaciones
Una de las funciones más importantes que realiza el administrador del hotel es reservar habitaciones por teléfono, correo electrónico y otros medios de comunicación, controlar la carga del hotel y registrar la ausencia de huéspedes en un día determinado. El registro tardío del número de habitaciones reservadas y registradas puede llevar a una situación de overbooking, es decir, los huéspedes comprarán más habitaciones de las que están disponibles en el hotel para uso libre.
Reservar de servicios adicionales
Muy a menudo el administrador del hotel recibe solicitudes de reserva de servicios adicionales, especialmente la posibilidad de proporcionar a los turistas camas adicionales para niños y adultos o de cambiar la categoría de la habitación. Si es posible, se puede cambiar la categoría de la habitación alojándose ya en el hotel, haciendo un pago adicional.
Atender preguntas, disputas y situaciones conflictivas
Todas las preguntas, disputas y situaciones conflictivas son también responsabilidad del administrador del hotel, en el marco de las competencias que le sean asignadas. Quien, sino él, debe tomar una decisión sobre la queja recibida del cliente, si no se le proporcionó una habitación pre-reservada, servicios, si tuvo problemas con el pago, etc.
Controlar salidas y pagos de los huéspedes
Para cualquier hotel, la ganancia es el principal propósito, por lo que el administrador del hotel también tiene la función de controlar la salida de los huéspedes, durante la cual el pago de todas las facturas debe ser comprobado.
Conocer aspectos básicos para los servicios hoteleros
A fin de garantizar de manera adecuada y precisa el trabajo de todos los servicios, el administrador del hotel debe conocer las normas de los servicios hoteleros, el mantenimiento de las habitaciones, las normas de elaboración de la tabla de personal, la estructura del hotel y otros aspectos. Estos conocimientos son necesarios para realizar su trabajo de forma eficiente y profesional.
Ser hospitalario
La función de ser el rostro de hotel es importante y de gran responsabilidad. Independientemente de las situaciones y problemas que ocurran en el hotel, un buen humor, una sonrisa es algo que no abandona al administrador, porque la industria de servicios se basa principalmente en la hospitalidad.
Cualquiera puede convertirse en administrador de un centro hotelero, para ello es necesario que la formación contribuya con las responsabilidades y funciones que este desempeñará en dicho cargo.
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