No todos los grupos de personas que trabajan en la misma oficina, organización o en el mismo proyecto pueden llamarse equipo. Un equipo es un grupo de personas que comparten ideas o motivos comunes. A partir de este concepto, es posible definir qué es el trabajo en equipo. El término que nos ocupa implica la actividad coordinada, gestionada y decidida de un equipo para resolver un problema común, según las reglas elaboradas conjuntamente.
Algunas reglas que favorecerán un trabajo eficaz en equipo, son las siguientes:
El equipo debe tener un director y un líder
Un equipo eficaz debe tener un director y un líder. Es importante hacer una clara distinción entre estas dos nociones. Un directivo es un empleado que tiene el poder clave de decisión y gestión. Es más bien una característica técnica.
Las funciones de un líder son:
- control
- delegación de tareas
- asignación de responsabilidades
- planificación
- motivación
- organización del trabajo
- representación del grupo cuando interactúa con actores externos
- gestionar los conflictos internos
Es importante que el equipo vea el movimiento hacia el objetivo para conseguirlo. Para ello, el líder debe desglosar la tarea en etapas intermedias y registrar la consecución de cada una de ellas.
El líder es una persona que tiene influencia social, autoridad en el equipo. Tiene el apoyo de los miembros de la comunidad debido a sus cualidades, es el centro de influencia, forma la opinión, puede manipular el estado de ánimo y la atmósfera. Se trata más bien de una característica emocional, psicológica y personal.
Dependiendo de la naturaleza de las tareas y de las características del equipo, las funciones del jefe y del líder pueden ser muy diferentes. En algunas situaciones, es bueno que las funciones de líder y director sean combinadas por una sola persona. En otras situaciones, es más útil contrastar a un director algo desvinculado del equipo y a un líder propio al 100%. El modelo de relación director-líder depende de las características específicas de la comunidad.
Un aspecto importante del liderazgo y la dirección es la autoridad. Su uso en el proceso de creación de equipos y de resolución de problemas laborales desempeña un papel importante. La autoridad debe aplicarse con criterio. Una fuerte presión sobre los participantes suele tener un resultado negativo.
Gestión de un equipo
La función clave de un líder es la capacidad de gestionar el equipo. La ausencia de control conducirá al caos y a una menor eficacia.
Recomendaciones para una gestión competente en un equipo:
- Captación continua de las ideas de los empleados sobre la organización de los procesos. Análisis de las recomendaciones y aplicación de soluciones útiles.
- Delegación de autoridad competente.
- Planificación, cumplimiento estricto del plan elegido.
- Establecimiento de tareas claras, desglosadas en subconjuntos. Debate y explicación de las metas y objetivos. Los participantes deben comprender los objetivos generales y su papel en la consecución de los mismos.
- Trabajo personal con cada participante.
- Prestar atención no sólo a los problemas laborales del miembro del grupo, sino también a sus experiencias, problemas y alegrías.
Reducir el número de conflictos en el equipo
La interacción humana puede dar lugar a situaciones de conflicto. En el trabajo en equipo, no se puede ignorar la naturaleza de la interacción entre los participantes. Cualquier conflicto destruye el ambiente de la comunidad, distrae y quita tiempo para centrarse en las tareas importantes.
Medios para evitar situaciones de conflicto en el equipo:
- Definir normas de conducta claras. Construirlas junto con los miembros del grupo.
- Actitud leal y flexible del líder hacia todos los participantes. Es importante evitar a los especiales, a los favoritos, a los marginados, a los extremos.
- Formación en grupo, tareas creativas y juegos.
- Normas uniformes en el equipo para todos, teniendo en cuenta las características funcionales. Una escala de responsabilidad clara y equitativa por la violación de las normas.
- Supresión de intrigas, seguimiento de la formación de subconjuntos, revelación de la naturaleza de la relación entre todos los participantes.
- Mantener el control de las emociones del equipo.
- Hacer ajustes en la naturaleza y el estilo de interacción en el equipo.
- Equilibrar la carga de trabajo y el descanso. Los miembros de la comunidad no deben estar constantemente en estado de fatiga.
Distribución de funciones del equipo
Un aspecto importante del éxito de un equipo es la gestión eficaz de los roles. Se espera que cada uno desempeñe un papel acorde con sus capacidades.
A la hora de distribuir los roles en el equipo hay que tener en cuenta:
- Especificidades del campo de actividad, peculiaridades de los objetivos y tareas.
- El nivel profesional de una persona y la adecuación de sus competencias a las funciones de un determinado puesto.
- Nivel emocional y psicológico.
- Perspectivas de cambios futuros.
En la actualidad existe un gran número de pruebas y tareas sobre el tema de la construcción de una estrategia de asignación de funciones competente. Estas ayudan a hacer un retrato preciso de los participantes, para determinar el grado de cumplimiento de las tareas en el grupo.
Formulación clara de los deberes para el equipo
El colectivo debe actuar según reglas unificadas. El orden de recompensa y responsabilidad debe estar claramente definido, y aplicarse por igual a todos los participantes.
Los procedimientos y las normas del equipo deben establecerse detalladamente. Cada miembro del equipo debe recibir información completa sobre sus responsabilidades.
Mantener las relaciones naturales entre el equipo
El trabajo productivo en equipo es el resultado de un grupo de personas, y es importante que una persona tenga una relación natural. Cómo conseguirlo en un equipo:
- Seleccionar cuidadosamente a los participantes no sólo en función de sus competencias profesionales, sino también teniendo en cuenta los aspectos psicológicos de la compatibilidad mutua.
- Fomentar la creación de subconjuntos de interés dentro del grupo. Es importante que la gente se comunique con personas similares y afines.
- Asigne tiempo para relajarse juntos durante las tareas de trabajo. El ambiente informal, el conocerse en un nuevo entorno, hace que el ambiente del equipo sea más cómodo.
Toma de decisiones en equipo
Existen varios modelos de toma de decisiones en equipo para la realización de tareas. El esquema óptimo es la toma de decisiones colaborativa y colectiva, cuando todos los participantes expresan activamente sus opiniones y discuten la situación.
Lo contrario es la toma de decisiones por parte del líder. Este sistema depende de la autoridad del líder. Si el equipo lo acepta y confía en él, la eficacia no se resentirá. De lo contrario, la eficacia de la acción colectiva se verá afectada.
En equipos grandes con la participación de empleados de diversos campos y cualificaciones, un sistema mixto parece ser la mejor opción. Algunas decisiones se toman de forma colectiva. Por lo general, se trata de cuestiones tácticas. Los problemas estratégicos los resuelve un directivo teniendo en cuenta la opinión de todos los empleados.
Motivar al equipo
El rendimiento de una persona depende de los aspectos psicofisiológicos de la motivación. Además, se encuentra determinado por tres grupos de factores de motivación:
- recompensa al rendimiento
- interés natural por la actividad
- relevancia social
Se pueden utilizar diferentes motivadores para determinadas tareas. La tarea de un directivo es seleccionar correctamente los mecanismos de incentivos óptimos para cada empleado. En este sentido, es importante que, a la hora de animar a un empleado, se tenga en cuenta la opinión de los demás participantes sobre este hecho.
Una motivación desproporcionada y desequilibrada puede destruir el ambiente del equipo. Es necesario desarrollar a fondo un sistema unificado de normas de motivación a nivel colectivo a la par que se verifican y prueban los resultados antes de su aplicación.
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