El alcance de un proyecto es la columna vertebral de la dirección de un proyecto. Definirlo con precisión, controlarlo y validarlo evita sorpresas, mantiene el proyecto alineado con los objetivos y optimiza recursos. Con un buen enfoque en el alcance del proyecto, asegurarás entregas de calidad y clientes satisfechos.
El alcance de un proyecto define todas las características, funciones y entregables que deben completarse para cumplir con los objetivos del cliente. Entender qué es el alcance de un proyecto es necesario para evitar desviaciones, sobrecostes y retrasos. Una gestión del alcance del proyecto adecuada garantiza que solo se realice el trabajo necesario y que cada fase esté alineada con los requisitos pactados.
El triángulo del proyecto: alcance, tiempo y coste
En la gestión del alcance, el alcance, el tiempo y el coste forman un triángulo interdependiente:
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Aumentar el alcance del proyecto generalmente incrementa tiempo y coste.
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Reducir el tiempo puede encarecer el proyecto o limitar los alcances de proyecto.
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Ajustar el presupuesto suele implicar cambiar plazos o recortar el alcance en proyectos.
Lograr un equilibrio entre estos tres vértices es esencial para el éxito.
Alcance del producto vs. alcance del proyecto
Es importante distinguir dos niveles de alcances proyecto:
- Alcance del producto: conjunto de características y funciones que describen el resultado final (software, servicio, obra).
- Alcance del proyecto: todo el trabajo necesario para entregar el producto con esas características.
Fases de la gestión del alcance del proyecto
La gestión del alcance del proyecto se divide en seis procesos basados en el ciclo PDCA (planificar, hacer, controlar, actuar):
- Planificación de la gestión del alcance
- Recopilación y análisis de requisitos
- Definición del alcance
- Creación de la EDT/WBS
- Validación del alcance
- Control del alcance y cambios
1. Planificación de la gestión del alcance
Para elaborar el plan de gestión del alcance, considera:
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Factores ambientales de la empresa.
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Activos de procesos de la organización.
- Acta de constitución y plan de dirección del proyecto.
El resultado es el plan de gestión del alcance, que establece cómo recopilar requisitos, definir el alcance, validar entregables y controlar cambios.
2. Recopilación y análisis de requisitos
Los requisitos son la base del alcance de un proyecto. Deben ser:
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Precisos y medibles.
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Trazables y completos.
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Consensuados con los interesados.
La matriz de requisitos convierte necesidades de alto nivel en especificaciones técnicas detalladas.
3. Definición de alcance
- El enunciado del alcance del proyecto incluye:
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Descripción detallada del producto.
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Entregables y criterios de aceptación.
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Exclusiones, restricciones y supuestos.
Este documento evita ambigüedades en los alcances de proyectos y sirve de referencia para el equipo.
4. Creación de la EDT/WBS
La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT o WBS) divide el trabajo en paquetes manejables. Cada componente se describe en el diccionario de la EDT, lo que facilita:
- Estimaciones de tiempo y coste.
- Asignación de responsabilidades.
- Seguimiento claro del progreso.
5. Validación del alcance
En este proceso, el cliente o patrocinador acepta formalmente los entregables. La validación del alcance certifica que lo entregado cumple con los requisitos y evita repetir trabajos.
6. Control del alcance y gestión de cambios
Controlar el alcance del proyecto implica gestionar solicitudes de cambio mediante un proceso de control integrado. Toda modificación se evalúa según impacto en tiempo, coste y calidad.
Ejemplo práctico: alcance de un proyecto
Imaginemos el desarrollo de una aplicación móvil:
1. Alcance del producto:
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Registro de usuarios con email y redes sociales.
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Gestión de tareas con notificaciones.
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Panel de estadísticas
2. Alcance del proyecto:
- Reunión de requisitos con stakeholders.
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Diseño UX/UI.
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Desarrollo front-end y back-end.
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Pruebas de usabilidad y despliegue.
La creación de la EDT/WBS separa cada fase en entregables concretos, garantizando una gestión del alcance del proyecto clara y estructurada.
Mejores prácticas para la gestión del alcance en proyectos
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Involucrar a todos los interesados desde el inicio del proyecto.
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Documentar cada requisito y actualizar la matriz de trazabilidad.
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Revisar periódicamente el enunciado del alcance y la EDT.
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Establecer un proceso de control de cambios riguroso.
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Comunicar de forma transparente cualquier desviación.