El desarrollo de productos de software y metodologías de gestión empresarial ha dado lugar a la aparición de nuevas ideas para la gestión integrada, que se basan en el concepto de "integración de objetivos" de los procesos destinados a la satisfacción más completa de las necesidades del usuario final de los productos. Una expresión más simple de la misma idea es el término "enfoque basado en procesos para la gestión".

sistemas de información

Ninguna organización moderna funciona sin un sistema o sistemas de algún tipo, por medio de los cuales se logran los objetivos del funcionamiento de esta. El sistema de información es una combinación de procesos manuales e informáticos, que resuelven las tareas establecidas, interactuando clara y lógicamente entre sí. En las condiciones de la moderna economía competitiva, el uso de sistemas de información desarrollados ayuda a las organizaciones a ocupar posiciones de liderazgo en sus negocios.

construcción de sistemas de información

Existen muchos enfoques para resolver problemas relacionados con el diseño y la construcción de sistemas de información. La mayoría de los enfoques se basan en herramientas para automatizar la creación de sistemas. Por lo tanto, la actividad de este tipo ha recibido el nombre de CASE (Computer Aided Software Engineering). La tarea de crear un sistema de información se divide en varias subtareas. Esta división depende del enfoque aplicado, pero en cualquiera de ellas siempre hay dos acciones:

• La recopilación de información y el modelado de negocios.
• La construcción de la arquitectura del sistema futuro que es un paso importante en el camino hacia su creación.

En la modelización empresarial se consideran tres aspectos:    

1. Objetos con los que opera el negocio.
2. Los procesos que realiza.
3. Eventos que controlan cambios en procesos y objetos.

En consecuencia, se pueden definir tres tipos de modelado:

1. Informativo
2. Funcional
3. Evento

implementación de un sistema de información

La implementación de un sistema de información siempre lleva a la reorganización de los negocios. En gran medida, el tema de la actividad permanece inalterado, mientras que las formas y los participantes de esta actividad cambian. Los modelos utilizados para determinar las necesidades de la empresa deben permitir cambios razonables en la estructura organizativa. Estos modelos deben depender lo menos posible de las tecnologías de la información conocidas. El sistema debe estar abierto a la introducción de nuevos procedimientos como la producción, las ventas, la gestión o la contabilidad.

elección de IP

Muchas empresas eligen su propia IP, lo que significa que determinan sus requisitos para el soporte de información del sistema. ¿Cómo formular correctamente estos requisitos y construir un sistema óptimo desde la primera vez?    

Dejemos de lado las características técnicas de varios IPs, tales como: requisitos de los servidores, sistemas operativos, etc. Es necesario comprender con precisión que los requisitos técnicos se someten a los requisitos del sistema de control, y no al contrario. En primer lugar, deben ser los requisitos para la funcionalidad del sistema, su conformidad con los propósitos de la empresa. Debe pasar a formar parte del sistema de gestión y de la actividad de apoyo de la administración y del personal, proporcionando la información necesaria para la toma de decisiones.

Además, la IP debe cubrir todas las áreas funcionales existentes en la empresa: compra, almacenamiento, transferencia, producción, ventas, etc. Y si el sistema propuesto resuelve todos los problemas en compras, pero no resuelve en producción o ventas, entonces esta también es una IP inferior.

La elección de IP ocurre en cuatro niveles de toma de decisiones:

1. Estratégico, en el que se definen: el propósito y las áreas de automatización, así como el objetivo de la IP.
2. Funcional, que determina: las funciones IP requeridas, la funcionalidad de ofertas existentes y el cumplimiento de propuestas con requisitos.
3. Operativo, en el que se seleccionan: sistema operativo, DBMS, lenguaje de mejoras, etc.
4. Hardware en el que se eligen: equipos de oficina que cumplan los requisitos de los niveles operativos y funcionales, soluciones de red.

requisitos del Sistema de Información

A continuación, se presentan los requisitos del Sistema de Información en su conjunto y sus principales componentes:

1. Suficiencia o integridad funcional del sistema. El sistema debe garantizar el cumplimiento de las normas internacionales de contabilidad de gestión: MRP II, ERP, CSRP. Un requisito previo es la disponibilidad de recursos informáticos con redundancia incorporada, determinada por los requisitos prometedores del Sistema de Información Unificado, y la automatización dentro del marco del sistema para resolver problemas:

• Planificación, presupuesto, previsión.
• Contabilidad operativa (gerencial).
• Contabilidad
• Contabilidad estadística
• Análisis financiero y económico

2. Fiabilidad. Los componentes de la precisión de la información son: Relevancia de la información. El objetivo principal de los mensajes de información (referencias) emitidos por el sistema de información para el análisis de la administración es eliminar la incertidumbre. Esto, a su vez, debería predeterminar su comportamiento al tomar decisiones gerenciales. Obviamente, el contenido de la información debe corresponder a las necesidades del problema que se está resolviendo.
3. Tolerancia. Se entiende por tolerancia una cualidad aceptable, los límites dentro de los cuales esta cualidad encaja con una probabilidad determinada. El usuario debe recibir información de forma accesible para la percepción sin interpretación adicional y al mismo tiempo lo suficientemente confiable como para tomar decisiones.
4. Representatividad (relatividad de conformidad). Todo fenómeno, hecho o esencia debe ser coherente con su evaluación, tanto en lo que respecta a los instrumentos de medición como a la precisión y el momento de la evaluación, así como los intereses del usuario particular. Para la contabilidad de gestión, es valiosa la información sobre el valor de los pasivos con intereses acumulados, el valor de mercado de los bienes, el valor líquido de las facturas, los activos fijos, etc. Además, es necesario tener en cuenta el "peso" de la liquidez. Por otra parte, los mismos pasivos y bienes pueden ser valorados en monedas diferentes.

El sistema debe proporcionar protección confiable de la información.

Para este propósito, es necesario:

• Sistema de contraseña para restringir el acceso a datos y funciones.
• Sistema de protección de datos multinivel, que incluye medios de autorización de entrada e información corregida.
• Registro de entrada de datos y tiempo de modificación, protocolo de eliminación.
• Protección de datos criptográficos de software y hardware.

5. Integridad. Dado que la empresa tiene una estructura compleja no solo organizativa, sino también territorial, es necesario implementar IP con la capacidad de resolver problemas de acceso remoto y trabajar en redes distribuidas.

Para los usuarios de IP es importante poder consolidar la información a nivel de:

• Empresas: para combinar la información de sucursales, filiales, empresas incluidas en la explotación, etc.
• Tareas individuales.
• Períodos de tiempo: para analizar los cambios en ciertos indicadores durante un período que excede el informe, etc.

6. Relevancia. Un sistema de información es un sistema que evoluciona constantemente debido a la influencia de factores externos (por ejemplo, cambios constantes en la legislación) y cambios en las funciones comerciales de una empresa, por lo tanto, es necesario contar con herramientas para adaptar y mantener el sistema:

• Cambio en la estructura y funciones de los procesos comerciales.
• Cambiar el espacio de información (modificar la estructura, agregar / eliminar bases de datos, enlaces, índices, etc.).
• Cambio de interfaces de entrada, visualización y actualización de información.
• Cambio en el contenido organizacional y funcional del lugar de trabajo del usuario.
• Requisitos cambiantes para los recursos informáticos.

Es importante garantizar el intercambio de datos entre IP y otros productos de software que anteriormente operaban en la empresa.

7. Fiabilidad. Un sistema de información es un sistema complejo, y la fiabilidad de su funcionamiento no puede garantizarse sin medios especiales para analizar el estado del sistema durante la operación:

• Análisis de la arquitectura de la base de datos.
• Análisis de algoritmos.
• Análisis de estadísticas sobre la cantidad de información procesada (número de registros, documentos, publicaciones y la cantidad de memoria de disco)
• Registro de operaciones realizadas.
• Lista de estaciones de trabajo, correo dentro del sistema, etc. Invertir en la creación de IP debe considerarse una inversión a largo plazo. A la luz de esto, el nivel y la calidad del servicio proporcionado por el desarrollador es de gran importancia. Un requisito previo es la localización del sistema de información, tanto funcional (teniendo en cuenta las peculiaridades de la legislación y el sistema de liquidación) como lingüística (interfaz, sistema de ayuda y documentación en el idioma que corresponda).

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