Las actividades de administración están asociadas a la necesidad de coordinar constantemente las actividades de las secciones de la organización y de cada uno de sus miembros a fin de lograr objetivos comunes. Prácticamente todo lo que ocurre en la empresa está relacionado directa o indirectamente con los procesos de comunicación, por lo que constituyen un medio importante para garantizar la integridad y el funcionamiento de la organización.
El administrador en las comunicaciones organizativas
El objetivo de la gestión de los procesos de comunicación es dar contenido a los flujos de información y canalizarlos de manera que se garantice la aplicación de los planes.
Es decir, el gerente debe concentrar sus esfuerzos en cuatro áreas interrelacionadas:
- En la generación de información
- En su promoción
- En la recepción de feedback
- En la eliminación de las barreras que puedan surgir
El administrador no sólo es una fuente de información, sino también un codificador de los mensajes enviados y un decodificador de la información recibida a través de los canales de retroalimentación. También es la persona responsable de definir el público objetivo y de seleccionar o crear el mensaje clave. Analiza el estado del problema, determina los objetivos y métodos del proceso de comunicación que se aproxima, elabora las formas y métodos de identificación del público, cuyo apoyo o comprensión necesita la organización; planifica las medidas de comunicación e información, organizativas y financieras necesarias.
La propia tecnología de la organización de gestión de las corrientes de información en su cadena contiene varios componentes de gestión, que están estrechamente vinculados en un único proceso tecnológico de gestión de las comunicaciones.
👉Bajo la gestión de las comunicaciones organizativas se entiende principalmente el desarrollo de una política de comunicación:
- Definición de los objetivos de la comunicación
- Cómo lograrlos
- El contenido de la información difundida a los públicos destinatarios
- La planificación de la retroalimentación
Para aplicar la política de comunicación, el encargado de la comunicación debe desarrollar una tecnología apropiada que determine los medios y métodos para lograr un contacto fiable con el público destinatario y, lo que es igualmente importante, prever mecanismos de rendición de cuentas y de influencia rápida en la respuesta del público destinatario.
El éxito del proceso de gestión, cuyo contenido consiste en acciones y comunicación, dependerá enteramente de una planificación bien pensada. La eficacia de la planificación se debe en gran medida a la capacidad de los administradores de pensar estratégicamente, es decir, de anticipar los parámetros de información del estado deseado de las cosas en el futuro, de determinar qué fuerzas y factores promoverán u obstaculizarán el progreso, y de seleccionar tácticas para acercarse al objetivo.
Al planificar la organización de la influencia sobre los distintos públicos, el gestor debe tener en cuenta que el mensaje transmitido, además del componente comunicativo, debe contener una carga motivadora suficientemente poderosa para estimular un determinado comportamiento.
Formas para gestionar las comunicaciones organizativas
El propósito de la comunicación es cambiar el conocimiento, las creencias, el comportamiento del receptor de los mensajes. Si es posible cambiar las actitudes, el comportamiento del objeto de la comunicación, entonces estas acciones pueden considerarse como influencia, que puede llevarse a cabo de tres maneras:
- Coaccionando (usando el poder formal). Estrechamente relacionado con el concepto de "coacción" está el concepto de "poder". La información transmitida por los canales de comunicación de poder tiene por objeto influir en un individuo o un grupo mediante la presión. La presión (coacción) puede ser económica, social, política y física. Por lo general, implica el uso o la amenaza de la fuerza. La coacción siempre oculta un germen de conflicto, la posibilidad de una colisión abierta. Con toda su baja eficiencia, las formas de influencia comunicativa del poder se han utilizado antes, y se seguirán usando en el futuro, porque el poder en sí mismo es una fuerza autoritaria, que tiene una oportunidad real de controlar las acciones de las personas, coordinando los intereses individuales o de grupo en conflicto, subordinándolos a una sola voluntad por medio de la persuasión o la coacción.
- Manipulando su conciencia. Usualmente bajo la manipulación de la conciencia entienden las acciones del comunicador dirigidas a cambiar las actitudes psicológicas, las orientaciones de los valores, el comportamiento de los individuos y de audiencias enteras, sin importar sus deseos. La principal diferencia entre la manipulación y la persuasión es que el comunicador, afectando la conciencia del individuo, no deja la última opción. Mientras que la cooperación implica una elección voluntaria de una línea de comportamiento.
- Convenciendo, atrayéndolo a la cooperación. La cooperación difiere de la manipulación no tanto en los métodos o técnicas para influir en el comunicador sobre el objeto, sino en la mayor libertad de elección del individuo de su posición, es decir, de su conducta. Convencer significa utilizar el asesoramiento y las pruebas lógicas para conseguir que otros hagan algo. En el proceso comunicativo, la persuasión es un método para influir en la conciencia de un individuo a través de una apelación a su propio juicio crítico. El proceso de convencimiento suele ser una forma larga y laboriosa de influir en un individuo y estas dificultades no disminuyen cuando se trata de la necesidad de convencer a un grupo de personas.
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