Clasificación de equipos de trabajo

“Un equipo es un conjunto de personas con habilidades complementarias que realizan una tarea para alcanzar resultados comunes. En definitiva, un equipo de trabajo está conformado por profesionales con habilidades complementarias que deben alcanzar un objetivo común.”

Recomendación previa, leer:

Tipos de equipos

Si nos hiciéramos la pregunta sobre si todos los equipos son iguales probablemente la respuesta sería no, porque en una empresa, simultáneamente se organizan distintos tipos de equipos.

Hay equipos que pueden conformarse para un objetivo específico y luego disolverse. Hay equipos integrados por diferentes jerarquías y áreas, equipos que trabajan juntos e incluso, con el aporte de las nuevas tecnologías, hay equipos que trabajan a distancia (estamos en la era de la tecnología y ésta ha permitido relacionarse bajo nuevas maneras). También podemos encontrar equipos con objetivos muy diferentes.

Por ejemplo, se pueden crear equipos para solucionar un problema puntual, mejorar la calidad, reestructurar la organización de un área, reducir los costes, desarrollar nuevos productos o servicios, identificar nuevas posibilidades de mercado, etc.

Según sus características los equipos pueden ser:

Equipos según su temporalidad y lugar

Dentro de esta categoría se pueden dar diferentes combinaciones:

Equipos conformados en el mismo tiempo y lugar: es la noción de los equipos donde las personas trabajan de manera simultánea y en el mismo lugar de operación. Por ejemplo, un equipo conformado por las personas de un área que se reúne periódicamente para estudiar resultados.
Equipos que trabajan en el mismo tiempo y en distinto lugar: se refiere a los equipos que operan simultáneamente, aunque no en el mismo lugar. Esto es posible gracias al avance tecnológico en las comunicaciones, como por ejemplo la conferencia por skype o programas similares. Un ejemplo de esto serían los equipos conformados por diferentes sucursales de la compañía que presentan la imposibilidad de reunirse bajo el mismo techo.
Equipos que trabajan en distinto tiempo y en el mismo lugar: en este tipo de equipos se rompe la simultaneidad en el desarrollo de la tarea. Los datos son concentrados en computadoras para todos los integrantes del equipo, dejando los encuentros simultáneos para otras situaciones. Los integrantes del grupo (gerentes, empleados y operarios) desarrollan ciclos de labor secuenciando las operaciones que realizan en forma de “carrera de relevos”. Por ejemplo, es el caso de un desarrollo de sistemas vinculando a la atención al cliente en donde intervendrán diferentes áreas en diferentes tiempos de gestión.
Equipos que trabajan en distinto tiempo y en distinto lugar: las redes, correos electrónicos y la globalización de las comunicaciones hacen posible que personas de la misma organización (o de distintas organizaciones) pueden estar trabajando en equipo, aunque no haya simultaneidad espacial y temporal. Por ejemplo, es el caso de los equipos de trabajo a nivel internacional que operan con investigaciones de mercados locales con el objetivo de adaptar los productos a los mercados específicos.

Vimos que el trabajo en equipo no implica límites de temporalidad y especialidad. Veamos a continuación otros tipos de clasificaciones.

Equipos según su funcionalidad

A continuación, se exponen los diferentes tipos de equipos de acuerdo con la funcionalidad:

Equipos en función de su ámbito de acción
- Los equipos ejecutivos se encargan de encontrar una solución eficaz a los problemas o asuntos en los que trabajan y además son responsables de su implantación y del éxito de los resultados finales.
- Los equipos consultivos, por el contrario, se limitan a encontrar las soluciones y a recomendar su implantación a los niveles directivos, quienes pueden crear otros equipos para la implementación o designar al mismo equipo para que concrete sus ideas.

Es muy difícil hacer una recomendación general sobre qué tipo de equipos deben utilizarse o son más convenientes.

En la decisión final intervienen diferentes factores que deben considerarse tales como la naturaleza del problema que se debe solucionar, la complejidad del asunto en cuestión, las repercusiones que podría tener en las demás áreas de la empresa, el nivel de autoridad necesario para implantar la solución, la capacidad ejecutiva de los miembros, etc.

Equipos en función de la temporalidad y designación
- Equipos ad hoc: se crean en forma expresa para afrontar asuntos muy específicos y frontales. Constituyen muy posiblemente el tipo de equipo de trabajo más popular; se crean y aparecen según las presiones del entorno o de las necesidades internas de la empresa y luego se diluyen una vez alcanzado el objetivo. Estos equipos son muy útiles para solucionar problemas muy concretos, aunque no muestran la misma utilidad cuando se trata de fijar objetivos a medio o largo plazo.
- Permanentes voluntarios: son pequeños grupos de personas que participan en forma voluntaria. Usualmente resuelven situaciones muy concretas como por ejemplo establecer objetivos sectoriales departamentales o de tareas; solucionar problemas, mejorar la calidad de algunos procesos productos o servicios, generar ideas y similares. Estos equipos se reúnen en forma regular, una o más veces por semana y la función del líder es la de un facilitador o coordinador de la tarea. Al tratarse de equipos permanentes permiten un mayor seguimiento de las soluciones adoptadas o de los objetivos fijados a medio y largo plazo.
- Permanentes designados: son equipos que tratan todos los asuntos que existan en una determina área operativa de la empresa o para dar continuidad a un programa de trabajo de larga duración (por ejemplo, calidad, creatividad, desarrollo de nuevos productos, etc.). Son similares a los equipos de participación voluntaria en lo que respecta a las áreas de trabajo y las ventajas que ofrecen, pero en este caso los miembros son elegidos y designados por los niveles de dirección. Estos equipos son usualmente útiles cuando los asuntos a tratar requieren de conocimientos muy especializados y es necesario asegurar que quienes participen posean este tipo de conocimiento.
Equipos en función del origen de sus integrantes
- Equipos unifuncionales: en estos equipos todos los miembros pertenecen a una misma área operativa de la empresa y a un mismo nivel jerárquico, aunque realicen tareas diferentes. Por ejemplo, es el caso de los equipos formados por los empleados de un departamento, los obreros de una sección de la fábrica, los vendedores etc. Estos equipos son especialmente útiles para: afrontar problemas muy concretos del área operativa en que se forman; establecer objetivos específicos para ciertas funciones o tareas; programar trabajos; diseñar nuevos procesos de trabajo.
- Equipos mixtos horizontales: en estos equipos los miembros provienen de diferentes áreas de la empresa, pero pertenecen al mismo nivel jerárquico. Por ejemplo: un equipo formado por los niveles de supervisión de diferentes áreas o por sus niveles de dirección. La gran diferencia con los equipos unifuncionales es que hay una amplitud mayor de criterios y puntos de vista como resultado de la conjunción de personas de diferentes áreas. Estos equipos son especialmente útiles para trabajar con problemas o fijar objetivos cuya solución o implantación requiera la participación y coordinación de distintas áreas de la empresa.
- Equipos mixtos verticales: en este tipo de equipo los miembros provienen de distintos niveles jerárquicos dentro de la misma área operativa de la empresa. Por ejemplo, un equipo formado por la gerencia de venta, el supervisor y los vendedores o el jefe administrativo y el personal a cargo. Estos equipos son especialmente útiles para trabajar con problemas o fijar objetivos cuya responsabilidad y cumplimiento recaen sobre toda el área operativa en su conjunto.
- Equipos multifuncionales: en estos equipos los miembros provienen de distintas áreas y de distintos niveles jerárquicos. Así se puede crear un equipo que esté compuesto por empleados de un área operativa y directivos o supervisores de otras áreas: todo dependerá del aporte que pueda hacer cada participante en la solución del problema en cuestión. Estos equipos son especialmente útiles para: resolver problemas o crear áreas de mejora cuando el asunto tratado requiere la participación o decisión de distintas áreas de la empresa; elaborar acciones estratégicas; trabajar en proyectos; solucionar problemas; fijar objetivos que repercutan en toda la empresa o varias de sus áreas.

Equipos concéntricos

Los equipos concéntricos están estructurados en función de círculos, donde existen equipos de trabajo periféricos que se organizan alrededor de un equipo núcleo.

Sus características son las siguientes:

El equipo núcleo trabaja como un equipo auto gestionado y es responsable de todo el proyecto.
El equipo núcleo se integra con un representante de alto nivel de cada una de las áreas implicadas en la tarea.
De cada uno de estos participantes depende a su vez un grupo de trabajo integrado por personas de sus respectivas áreas. Estos grupos se llaman grupos periféricos de trabajo.
Los representantes son los encargados de coordinar el trabajo del equipo núcleo con los del equipo periférico, presentar los trabajos y conclusiones de estos últimos, mantenerlos informados sobre los avances y problemas encontrados.
Del equipo núcleo pueden participar otras personas de las que no dependen grupos periféricos. Es el caso de consultores externos, directivos, etc., cuya opinión es importante para la solución del problema.

Una de las tantas ventajas que ofrece la organización concéntrica de los equipos es la flexibilidad que permite sin afectar el equipo núcleo que es el responsable de todo el trabajo.

Existen tantos tipos de equipos como tareas asignadas a ellos y no es posible recomendar una sola clasificación universal. Es tarea de los equipos seleccionar la clasificación más oportuna de acuerdo con la situación y al objetivo encomendado.

Continuación...