Existe un delicado equilibrio entre interferir con las listas de tareas pendientes de su equipo y garantizar una carga de trabajo equitativa y justa para todos. Una de las partes más importantes del trabajo de un gerente es lograr el equilibrio adecuado. Los equipos de proyecto buscan aclaraciones sobre lo que deben hacer y cuándo. Pero no quieren que estés sobre su hombro mientras marcan cada tarea.
La planificación de la carga de trabajo es una forma de mantener a un equipo trabajando mediante el seguimiento de su progreso en el transcurso de un proyecto. Proporciona un marco para las tareas que deben completarse, quién en el equipo debe trabajar en esas tareas y luego compara la carga de trabajo real con el proyecto estimado en ese punto de su ciclo de vida.
Planificación de la carga de trabajo
La planificación de la carga de trabajo es una forma de mantener a sus equipos ocupados y productivos. Esta es una forma estratégica de distribuir el trabajo entre su equipo. Esto mejora el rendimiento. La planificación de la carga de trabajo no se trata solo de hacer el trabajo, sino también de reducir el estrés, el agotamiento y los errores del equipo.
Para un plan de carga de trabajo, primero debe conocer sus recursos y prioridades comerciales para hacer coincidir los equipos con las necesidades, lo cual es un proceso constantemente revisado y ajustado. Debe tener un software de administración de recursos que determine la disponibilidad del equipo y las horas de trabajo, luego analice el trabajo realizado y use esos datos para planificar con anticipación para optimizar la eficiencia y equilibrar la carga de trabajo de todo su equipo.
1. Verifique la carga de trabajo actual de su equipo
Si está comenzando desde cero, debe comenzar con una descripción general de lo que está sucediendo actualmente. Tal vez fue iniciado por alguien del equipo que dijo que tenía demasiado trabajo por hacer, o tal vez otro gerente de equipo lo llamó para decir que sus muchachos no estaban haciendo su trabajo y no cumplieron con la fecha límite para él.
2. Identifique al personal con exceso de trabajo
Busque personas en el equipo que no tengan nada más que hacer. Simplemente significa que se les ha dado más trabajo del que realmente pueden hacer en el tiempo asignado.
Una buena regla general es que las personas solo deben dedicar el 80% de su tiempo a tareas específicas. El 20% restante se destinará a atender llamadas telefónicas, asistir a reuniones de equipo, comunicarse con un cliente que llama con un problema urgente, etc.
3. Determinar el número de empleados
También ve informes de recursos y paneles para personas que no tienen trabajo. Mantenga a su equipo motivado asegurándose de que tengan tareas significativas para completar el día.
De hecho, los miembros de su equipo siempre se verán ocupados. Encontrarán algo en lo que trabajar, tal vez asumirán tareas por su propia voluntad o ayudarán a uno de sus colegas. Tu sistema de gestión del tiempo te ayudará a comprender si están trabajando en tareas que consideras prioritarias.
4. Contabilidad de habilidades y ausencias
Puede administrar mejor la carga de trabajo de su equipo si sabe cuándo estarán presentes. Habla con ellos sobre las próximas vacaciones e inclúyelos en tu planificación para que no les des trabajo mientras están fuera.
Del mismo modo, hable con su equipo para asegurarse de que está actualizado en sus habilidades. Es posible que trabajen en más proyectos de los que esperabas si adquieren nuevas habilidades.
5. Ajusta tus tareas
Finalmente, debe asignar estas reasignaciones correctamente. Comience con las personas que tienen demasiado trabajo asignado. Divida las tareas grandes en tareas más pequeñas y asigne a alguien para que las ayude. O extienda la tarea durante un período más largo para que tengan menos horas para trabajar cada día.