Las responsabilidades de un analista de negocios pueden variar de un proyecto a otro en función de muchos parámetros, como la metodología de desarrollo, la madurez del equipo y la alineación de los procesos, la existencia de un propietario del producto asignado al equipo, las expectativas del cliente y la integridad de la información disponible.
Por ejemplo, dentro de la llamada fase de descubrimiento, el analista hace un estudio de la organización, forma su modelo, estudia los sistemas existentes e identifica si es necesario integrarlos, documenta cuidadosamente toda la información obtenida, forma los requisitos para los cambios, los acuerda con todas las partes interesadas, prioriza los requisitos y evalúa los costes laborales.
La lista más común de responsabilidades de un analista es la siguiente:
- Identificar y documentar los requisitos
- Analizar y modelar los procesos de negocio
- Redactar los términos de referencia y otros documentos del proyecto
- Establecer los criterios de aceptación y describir los cambios
- Apoyar al equipo de desarrollo en todas las etapas, desde el inicio hasta la puesta en producción
- Estimación de los costes laborales
- Priorización de tareas
- Hacer pruebas de productos para los clientes
En todas las responsabilidades de un analista de negocios, lo principal es recordar que existe una cantidad impresionante de información teórica de dominio público, y para trabajos específicos es probable que no exista ninguna dificultad para seleccionar las técnicas y métodos que se necesitan.
Métodos de recogida de datos
A la hora de identificar los requerimentos, el analista utiliza diversas técnicas: entrevistas, cuestionarios, talleres, grupos de discusión, análisis de documentos y fuentes abiertas, sesiones de brainstorming y muchas otras. Cada uno de ellos tiene ventajas y desventajas.
Por ejemplo, con una entrevista bien realizada, se puede reunir una gran cantidad de información relevante y útil con gran detalle. No obstante, con frecuencia un cambio de funcionalidad afecta a varios departamentos y será necesario entrevistar a muchos propietarios de la información para obtener una visión global.
Este método es bastante irregular. Los cuestionarios, por su parte, ayudan a obtener la visión de conjunto más rápidamente, pero no habrá suficientes detalles y las respuestas dependerán en gran medida de la redacción de las preguntas.
Detengámonos un poco más en el método de recopilación de requisitos más utilizado: la entrevista.
Entrevistas
La entrevista comienza con la definición de objetivos SMART y la selección del entrevistado indicado. Hay que recopilar la información correcta de las personas concretas. Una entrevista eficaz incluye las fases de preparación exhaustiva de la entrevista, la entrevista en sí y las actividades posteriores a la misma.
Tras la entrevista, se resumirán los resultados de la misma, se definirán los siguientes pasos, se registrarán los acuerdos y se enviarán al entrevistado para que los confirme. También se puede hacer una retrospectiva para sí mismo, para entender lo que ha ido bien y lo que se puede cambiar.
Clasificación de los procesos empresariales
Para un analista de procesos de negocio es fundamental modelar un proceso existente. Asimismo, es importante entender en qué se diferencia un proceso empresarial de un proyecto. Que tiene necesariamente un principio y un final, así como aquello que se repite inevitablemente en el tiempo.
Los procesos empresariales se pueden clasificar de diferentes maneras, por ejemplo
- Espacio: transversal, interfuncional, operativo
- Propósito: gerente, coordinador, auxiliar
- Jerarquía de objetivos: procesos empresariales de nivel superior, nivel medio y nivel inferior
- Nivel de detalle: macroprocesos, subprocesos, microprocesos
Modelización de los procesos de negocio
Cuando hayamos reunido información sobre los pasos de un proceso empresarial, podemos empezar a modelar. Un modelo es una representación simplificada de un proceso real. Los modelos facilitan la visualización de lo que ocurre y de los pasos que pueden automatizarse.
La construcción de modelos de procesos empresariales es una ventaja innegable para el cliente: puede ver por sí mismo qué partes del proceso empresarial son débiles y, a veces, incluso determinar qué pasos pueden abandonarse o simplificarse.
Por supuesto, los procesos empresariales también pueden describirse con palabras mediante casos de uso. Ahora bien, la forma más eficaz es visualizar los procesos empresariales, ya que la imagen es más fácil de comunicar a un amplio abanico de personas.