No basta con señalar y describir los procesos de negocio. Es necesario asegurarse de que no trabajen formalmente, sino que realmente aporten beneficios a la empresa y a los empleados. Para ello, es necesario mejorar los procesos de negocio.
El análisis constante de las debilidades de la organización le permitirá identificar los puntos problemáticos y trabajar en ellos. Existen varios enfoques y métodos para mejorar los procesos de negocio.
¿Qué son los procesos de negocio?
Hoy en día, el término "Proceso empresarial" ha ganado gran popularidad. A menudo lo usan los empresarios, pero la mayoría de ellos no entiende realmente el significado de esta frase. Creen que esto puede ser considerado cualquier acción que ocurre en la organización. Por supuesto que no lo es.
La norma internacional ISO 9000 da la siguiente definición del concepto de "Proceso de negocio": un conjunto de tipos de trabajo interrelacionados o que interactúan que transforma entradas en salidas. Para un empresario novato, esta redacción es incomprensible, lo que no es de extrañar. Por lo tanto, intentaremos describir el significado del término en palabras simples.
Enfoques básicos para mejorar los procesos de negocio
La gestión competente de la organización implica la mejora constante de toda la secuencia de acciones, desde la formación de una meta hasta el logro de un resultado. Es necesario prestar la debida atención a este aspecto para mantener su posición en el mercado. Es importante aprender a utilizar los métodos y herramientas para mejorar correctamente los procesos de negocio.
Hoy en día, hay dos formas principales de mejorarlos:
- Enfoque gradual (paso a paso) para la mejora de procesos (según Deming). Implica actuar dentro de una estructura de gobierno ya existente. No requiere casi ninguna inversión financiera.
- Aproximación cardinal (según Hammer y Champi). Implica cambios clave en la estructura organizativa de la gestión y conduce a transformaciones significativas de los procesos de negocio.
Ambos métodos tienen una base común en forma de metodología de gestión de procedimientos y teoría operativa. Los principales aspectos de estos temas son los siguientes: descripción de los límites y características de los propios procesos; identificación de puntos de control; medición de indicadores; análisis de los datos obtenidos y opciones de mejora.
3 métodos para mejorar los procesos comerciales
El logro del objetivo de optimización se produce mediante el uso de varios métodos. Las más populares son las tres opciones principales. Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de ellos.
Técnica de análisis rápido de decisiones (FAST)
En este caso, se toma en consideración una determinada actividad, cuya efectividad plantea dudas. Se está creando un grupo responsable de especialistas, se discute la situación que se ha presentado y se buscan formas de mejorar los procesos de negocio de la organización. Por lo general, las soluciones propuestas están diseñadas para implementarse en un plazo de 3 meses. Se presentan más opciones a la dirección de la empresa, que puede rechazarlas o aprobarlas.
Evaluación comparativa de procesos
Al aplicar esta tecnología se comparan procedimientos ineficaces con aquellos que han mostrado su mejor cara. Por lo general, las organizaciones dedicadas a actividades similares se consideran como un punto de partida para analizar y mejorar los procesos comerciales de una empresa. El propósito de la evaluación comparativa es identificar las razones de la efectividad del trabajo en organizaciones exitosas y la formación de un algoritmo similar en una empresa interesada.
Rediseño de procesos
Cuando se aplica, toda la atención se centra en mejorar los algoritmos existentes. Por lo general, el rediseño (como una tecnología para mejorar los procesos comerciales) es necesario cuando las necesidades o los requisitos del comprador del producto sufren cambios. Los algoritmos a transformar ya están funcionando con éxito y han logrado demostrar su valía, pero necesitan ser corregidos de acuerdo con la nueva situación.