“Un equipo es un conjunto de personas con habilidades complementarias que realizan una tarea para alcanzar resultados comunes. En definitiva, un equipo de trabajo está conformado por profesionales con habilidades complementarias que deben alcanzar un objetivo común.”
Recomendación previa, leer:
Las etapas de formación y/o crecimiento de un equipo
Es sabido que los equipos evolucionan de manera diferente con el tiempo. Esto sucede porque la constitución de un equipo de trabajo es un proceso que implica la transición de una secuencia de fases o etapas.
En el proceso de creación un equipo atraviesa cuatro etapas básicas:
- Formación
- Conflicto
- Organización
- Resultados
- Etapa de formación
En los primeros momentos en que se constituye un equipo no es raro que sus miembros se sientan como si hubiesen sido transportados a un mundo desconocido e irreal, una galaxia desconocida e inabarcable, un lugar completamente diferente del que están acostumbrados.
La mayoría de las personas del equipo estarán participando en una actividad distinta a cualquiera que hayan hecho antes, quizás trabajando con gente con la que no han trabajado anteriormente y usando métodos que probablemente nunca han usado.
Los miembros del equipo deben resolver las diferencias personales, encontrar fortalezas que desarrollar y equilibrar los compromisos del equipo con las demandas de sus trabajos diarios.
La etapa de formación de un equipo se caracteriza por la transición de un estado individual a un estado en el que el profesional es miembro de un equipo.
Las conductas que se observan en los integrantes del equipo en la etapa de formación son las siguientes:
- Discrepan acerca de los propósitos de la formación y funcionamiento del equipo
- Tienden a cuidarse de lo que dicen en las reuniones del equipo
- Desconocen las diferencias de conocimientos, habilidades y estilos de trabajo
- Se muestran inflexibles en el equipo, aunque sean flexibles individualmente
- Tienden a buscar, entre los miembros del equipo, el líder formal que los dirija
Por lo general, estas conductas generan sentimientos como: excitación, anticipación y optimismo; orgullo de ser parte; desconfianza; incertidumbre e inseguridad.
Entonces, pensemos en esta imagen: cuando un equipo se forma, sus integrantes son como nadadores vacilantes, apostados al borde de la piscina, mojando sus dedos en el agua.
Por último, esta etapa es propicia para establecer dos puntos importantes:
- Resolver los asuntos relacionados con la toma de decisiones: la mayoría de las veces las decisiones simplemente “ocurren” pero deberán discutir cómo se van a tomar las decisiones. Esto no puede darse por sentado cuando existe diversidad de experiencias y responsabilidades. Las decisiones le corresponden a todo el equipo.
- Establecer pautas de convivencia: cumplimiento de las tareas asignadas a cada uno, asistencia a las reuniones, puntualidad, agenda, minutas y documentación, normas de respeto (sobre la adecuada gestión de reuniones se trabajará al final de este manual).
Una vez transitada la etapa de conformación, algunos equipos inician una etapa de conflicto.
- Etapa de conflicto
Esta es la etapa más difícil de la conformación de los equipos. Los integrantes comienzan a darse cuenta de que la tarea es más difícil de lo que inicialmente imaginaron.
Las conductas que se observan en los integrantes del equipo en la etapa de conflicto pueden ser algunas de las siguientes:
- Aparecen disputas sobre muchos temas, incluidos el propósito del equipo, el liderazgo y la mejor forma de trabajar juntos.
- La comunicación es más abierta pero lo que se comunica es el desacuerdo.
- Se confunden las necesidades individuales y las del equipo.
Y estas conductas generan sentimientos de: resistencia a la tarea; enojo; mal humor; insatisfacción y desunión.
Siguiendo con la metáfora: en esta etapa los integrantes de los equipos son como nadadores que se han lanzado al agua y creyendo que están a punto de ahogarse comienzan a patalear desesperadamente.
Son muchos los equipos que no superan esta fase, cuando se llega a una situación como la antes descripta. Muchos equipos pierden interés y comienzan las deserciones.
En esta etapa se deben cuidar los siguientes aspectos:
- Considerar a esta etapa como un momento natural en la formación de los equipos
- Tomar el conflicto como aprendizaje sobre las fortalezas y debilidades de los equipos
- Evitar los rumores y las comunicaciones que carecen de transparencia
- Dedicar tiempo a habilitar canales de comunicación a nivel grupal e individual
La etapa de conflicto se caracteriza por las diferencias interpersonales al respecto del propósito del equipo, el liderazgo y la mejor forma de trabajar juntos.
Ya explorada la etapa de conflicto, naturalmente los equipos avanzan hacia la organización.
- Etapa de organización
Una vez que los miembros de equipo se acostumbran a trabajar juntos, la resistencia de la etapa anterior se desvanece. Aceptan al equipo y las relaciones competitivas se transforman en cooperativas.
Las conductas que se observan en los integrantes del equipo en la etapa de organización son las siguientes:
- Desarrollo de una visión compartida que les permite establecer metas y objetivos
- Disminuyen los conflictos por desacuerdos y se empiezan a “bajar las defensas”
- Cada uno asume diferentes roles, de acuerdo con los talentos, habilidades y estilos de trabajo personal
- Se comienzan a desarrollar procedimientos para trabajar juntos en forma efectiva
Y estas conductas generan sentimientos de: confianza, contención, apoyo y aceptación
Siguiendo con la metáfora: se dan cuenta de que no se van a ahogar, dejan de patalear y comienzan a ayudarse mutuamente para mantenerse a flote.
En esta etapa es recomendable:
- Establecer claramente los roles y las normas y cumplirlas
- Reconocer los aportes de cada miembro
- Ser explícito en torno a las expectativas
- Concretar espacios de reunión frecuente para fortalecer el equipo
La etapa de organización se caracteriza por la definición de una visión compartida y la asignación de roles y procedimientos.
El equipo se ha conformado, ha trabajado sus conflictos y ya está organizado. Se inicia ahora la etapa de los resultados.
- Etapa de resultados
A esta altura, el equipo ha establecido sus relaciones y expectativas. Pueden comenzar a actuar, diagnosticar y resolver problemas. Entienden mejor el proceso y lo que se espera de ellos. En otras palabras, ya están preparados para enfrentar el desafío de enriquecerse con la diferencia.
Ahora todos pueden nadar juntos.
Las conductas que se observan en los integrantes del equipo en la etapa de resultados o actuación son las siguientes:
- Comunicación clara, franca y abierta
- Se comprenden y comparten las metas y los objetivos
- El liderazgo es compartido por todos los miembros del equipo
- Flexibilidad y adaptación
A partir de estas conductas se generan sentimientos de: comprensión, compromiso, satisfacción, pertenencia y seguridad.
En esta etapa se recomienda evitar caer en el conformismo. Algunos autores, incluso, consideran que existe una quinta etapa en el desarrollo de los equipos de trabajo marcada por el conformismo.
Seguramente en su experiencia de trabajo ha observado equipos que se comportan de la siguiente manera:
- Los miembros del equipo están motivados por el propósito en común
- Los procedimientos de trabajo tienden a requerir mayores esfuerzos para obtener los mismos o menores beneficios
- La comunicación abierta y la confianza entre los miembros del equipo tienden a debilitarse y disminuir
El equipo trata de hacer muchos cambios, pero todos dentro de los mismos paradigmas.
Estas características se presentan cuando se dan algunas de las siguientes condiciones:
- Las personas sienten estar haciendo las mismas cosas, de la misma forma, año tras año, a pesar de que han cambiado las condiciones.
- Parece haber temor o resistencia ante la asunción de riesgos, o intentar algo nuevo o diferente.
- Las personas recién ingresadas al equipo piden su traslado, o renuncian, porque no encuentran la atmósfera de trabajo lo suficientemente estimulante.
Es muy importante prestar atención a la presencia de cualquiera de estos síntomas, dado que constituirá la señal de aviso de que la estructura y operación del equipo pueden requerir una transformación. De no ponerse ésta en práctica, la subsistencia del grupo como equipo de trabajo productor de resultados puede verse seriamente amenazada.
La etapa de resultados es el momento donde la sinergia grupal se establece en forma positiva, los miembros comparten el liderazgo y están de acuerdo en relación con los objetivos.
La duración e intensidad de las etapas antes descritas varía de equipo a equipo, incluso los equipos pueden:
- Atravesar etapas de manera simultánea
- Retroceder a etapas anteriores
- Omitir una etapa
Debemos tener en cuenta que los equipos, como todo sistema vivo, crecen, se desarrollan y maduran. Cada equipo atraviesa por ciclos de buenos y malos tiempos. La mejor manera de tratar con los ciclos poco positivos es entendiendo y aceptando con la actitud de “esto también va a pasar”. Los equipos pueden tener una actitud mucho más activa conociendo y entendiendo las etapas y los ciclos que experimentan, aprendiendo cuándo y cómo evitar o resolver los problemas del grupo. Entender estas etapas lo ayudarán a no tener reacciones desproporcionadas frente a problemas normales.
Continuación...