La comunicación efectiva es una habilidad clave tanto a nivel personal como profesional. En este artículo veremos en qué consiste esta forma de comunicar, qué beneficios aporta, y qué factores intervienen en su efectividad.
Definición de comunicación efectiva
La comunicación efectiva se puede entender como la destreza de transmitir mensajes de manera que el contenido sea entregado con claridad, se comprenda de manera precisa por parte del interlocutor y, de este modo, se facilite el logro de los propósitos comunicativos previstos.
Para que una persona pueda comunicar efectivamente, debe:
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Tener claridad en su mensaje: La claridad en la comunicación significa transmitir las ideas de un modo comprensible. Para conseguir un buen nivel de claridad, hay que evitar jerga innecesaria, redundancias o palabras ambiguas. Un mensaje claro asegura que el receptor comprenda exactamente lo que se quiere transmitir, reduciendo así la posibilidad de malentendidos.
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Tener coherencia en lo que dice: Cuando hablamos de coherencia, nos referimos a que todas las partes del mensaje se relacionen de manera lógica. Por tal razón, hay que evitar contradecir la información que se va proporcionando durante la conversación y mantener con ello una narrativa fluida.
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Poseer empatía: La empatía es la capacidad de ponerse en el lugar del otro, con tal de comprender lo que dicha persona siente en determinada situación. Al mostrar empatía, se crea un ambiente de confianza que facilita la comunicación efectiva.
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Escuchar activamente: Escuchar activamente significa prestar atención plena a la persona que habla. Ello supone mantener contacto visual, asentir con la cabeza para mostrar que se está siguiendo la conversación y hacer preguntas claras para aclarar cualquier punto confuso. También, hay que evitar distraerse o planificar respuestas mientras el otro habla, ya que puede obstaculizar la comprensión del mensaje que se está recibiendo.
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Mantener contacto visual: El contacto visual es una señal importante del compromiso en una conversación. Este aspecto denota que se está prestando atención y que hay interés en lo que el otro está diciendo. No obstante, es importante equilibrarlo; un contacto visual excesivo puede resultar incómodo, así que hay que mantener un nivel adecuado de conexión visual.
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No interrumpir: La interrupción puede ser una barrera transcendental a la hora de querer desarrollar una comunicación efectiva. Dejar que la otra persona termine de hablar antes de responder demuestra respeto y, además, permite que las personas participantes expresen sus ideas de manera completa. Si alguien tiene algo urgente que agregar, debe esperar el momento adecuado para hacerlo, pero sin interrumpir.
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Emplear un tono de voz adecuado: El tono de voz es una parte fundamental de la comunicación verbal. El uso de un tono adecuado se traduce en adaptar la entonación, el volumen y el ritmo de la voz al contexto del momento.
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Utilizar gestos apropiados: Los gestos son una forma de comunicación no verbal, utilizados para expresar emociones, enfatizar puntos claves o mostrar interés. Estos pueden reforzar o contradecir el mensaje verbal, por lo que es importante emplear gestos que sean congruentes con el mensaje que se está transmitiendo. Así mismo, se deben evitar aquellos gestos que puedan distraer a la persona (o a la audiencia) que escucha, como movimientos excesivos, ofensivos, o inapropiados.
Beneficios de la comunicación efectiva
A nivel general, la comunicación efectiva es beneficiosa por lo siguiente:
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Mejora las relaciones interpersonales.
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Fomenta la empatía.
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Reduce los conflictos.
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Evita los malentendidos.
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Reduce la necesidad de aclaraciones y repeticiones.
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Potencia las habilidades de escucha.
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Mejora la capacidad de negociación.
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Contribuye al logro de objetivos deseados.
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Promueve un entorno laboral saludable.
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Ayuda a liderar equipos de manera más eficaz.
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Permite ajustar el mensaje según el público o el contexto.
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Posibilita la liberación de emociones reprimidas.
¿Cuáles son los factores que impiden una comunicación efectiva?
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Mensajes confusos: Si la información transmitida no está clara, organizada o es contradictoria, la comunicación se vuelve ineficaz.
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Diferencias de idiomas: Cuando las personas involucradas en una comunicación hablan diferentes idiomas, la comprensión mutua se puede dificultar. Esto es más evidente cuando algunos de los individuos en la conversación no domina el idioma que se está hablando.
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Barreras culturales: Las diferencias culturales (como normas de comportamiento, valores y costumbres) pueden conducir a malentendidos. Esto es, lo que es aceptable en una cultura puede no serlo en otra.
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Falta de atención: Cuando uno de los interlocutores no presta atención al que está hablando, difícilmente podrá comprender a cabalidad lo que está diciendo.
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Terminología no entendible: El uso de jerga, tecnicismos o términos especializados sin una explicación adecuada puede dejar a algunas personas sin comprender el mensaje.
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Momentos inoportunos: La elección del momento y el lugar para comunicar un determinado mensaje es de suma importancia. Por ejemplo, interrumpir a alguien en un momento inoportuno o tratar de comunicar información delicada en un momento inapropiado puede afectar negativamente la efectividad de la comunicación.