Un especialista gestor de proyectos, en general es el responsable del éxito de la ejecución de un proyecto, ya que se encarga del control de la calidad, los plazos y el presupuesto. Las tareas suelen variar: en algún lugar hay que mostrarse como analista, en algún otro como estratega o como un buen psicólogo.
No todos son capaces de combinar todo. En este artículo te contamos cuáles son las principales competencias de un gestor de proyectos.
1. Habilidades de liderazgo y gestión
Un director de proyecto puede no tener poder real sobre las personas. Sin embargo, la capacidad de entusiasmar a un equipo, de mostrar interés con el ejemplo, ayudará al directivo a liderar el equipo.
La clave de un líder de éxito es el carisma. Un ejemplo claro es Steve Jobs. Él encargaba a sus empleados tareas imposibles. A pesar de que los empleados admiten que les molestaba, al mismo tiempo les estimulaba a realizar hazañas increíbles: a petición de Jobs, Steve Wozniak hizo Breakout en sólo cuatro días, mientras que antes aseguraba que le llevaría meses. "Hicimos lo imposible porque no entendimos que era imposible", dijeron los empleados de Apple.
2. Habilidades de comunicación
Una de las habilidades más importantes de un gestor de proyectos es la capacidad de comunicación. En el trabajo, hay que comunicarse mucho: con el cliente, con los ejecutores del proyecto. El éxito del proyecto depende de cómo el gestor presente la información sobre el mismo.
Un gestor de proyectos con experiencia sabe cómo entablar el diálogo en un equipo y puede establecer los límites de forma competente: la línea que separa las relaciones amistosas de la fraternidad es muy fina.
3. Habilidad de flexibilidad
El gestor de proyectos actual es un profesional que siempre está abierto a nueva información. Él puede modificar su enfoque de la gestión de proyectos si la empresa lo exige. No teme cometer errores y aprender de ellos.
4. Habilidad de delegar
En un proyecto se desarrollan varias tareas. Un directivo con capacidad para delegar nunca se desgastará por culpa de los plazos, porque sabe concentrarse en las tareas principales. Delega parte del trabajo a otros, ahorrando tiempo laboral y personal.
5. Habilidades de negociación
Entre las habilidades de los gestores de proyectos se encuentra la capacidad de negociar. Los resultados de un proyecto dependen directamente de cómo vaya la negociación.
Por fortuna, esta habilidad puede desarrollarse. Los seminarios, los consejos de los expertos y los libros pueden ayudar. He aquí algunos consejos del bestseller de Jim Kemp, Sobre el enfoque de la negociación:
"Hay que formular cada pregunta con sencillez, hacerla despacio y escuchar cada respuesta con atención, porque esa respuesta es la base de la siguiente".
"Imagina que haces preguntas, tomas notas y tienes el control perfecto. Imagina que estás relajado, que no estás atado a ninguna expectativa, que no sientes necesidad ni miedo: esto significa que has liberado tu mente".
"Nunca presiones para llegar a un acuerdo. A pesar de que se exija al cliente y éste firme el contrato, sólo supondrá un montón de problemas e insatisfacciones en las siguientes etapas”.
6. Habilidad de gestionar su propia vida
El trabajo en proyectos implica docenas de procesos: resulta fácil pasar de uno a otro. Saber planificar el tiempo de trabajo y el personal es también una habilidad importante para un gestor de proyectos, que tiene un impacto directo en el resultado de su trabajo.
Existen razones para el estrés en cualquier proyecto, y pueden no depender de ti. Sin embargo, tu reacción es tu responsabilidad. Un gestor de proyectos debe ser capaz de sobreponerse y hacer frente a una situación de estrés.
7. Habilidad de tolerancia al estrés
Conoces los entresijos de un proyecto, se te da bien la gestión del tiempo, sabes negociar, pero de todos modos algo ha salido mal. Uno de tus subordinados no cumplió un plazo, el cliente cambió las condiciones.
Hay razones para el estrés en cualquier proyecto, y pueden no depender de ti. Pero tu reacción es tu responsabilidad. Un gestor de proyectos debe ser capaz de recomponerse y hacer frente a una situación de estrés.
8. Habilidad para sumergirse en el negocio
Lo importante es entender el producto. En el caso de que la empresa venda productos lácteos, hay que visitar la fábrica, estudiar los procesos: entender las interrelaciones en el negocio, lo que ocurre detrás de cada cosa.
No basta con entenderlo uno mismo, sino que hay que aportar esa comprensión al equipo. Un gestor de proyectos debe estar bien informado en cualquier área en la que esté involucrado su trabajo.
9.Habilidad para el humor
Ser capaz de relajarse y divertirse es una habilidad útil en el bagaje de un gestor de proyectos. Si los empleados disfrutan de su trabajo, la motivación y la productividad mejoran. En el proceso siempre hay momentos divertidos de los que te puedes reír sin salirte del camino.
10. Habilidades innatas y personales
Aunque las cualidades anteriores pueden desarrollarse, la capacidad de organización es más bien una habilidad innata para un gestor de proyectos. Un buen gestor de proyectos tiene ciertos rasgos de carácter que ayudan a realizar un trabajo complejo.
La confianza en uno mismo es una habilidad personal igualmente importante. También genera confianza en el resultado de su trabajo. Un gestor de proyectos debe superar cualquier obstáculo para conseguir resultados.