La gestión de pedidos es una actividad que se lleva a cabo entre el momento en que una empresa recibe un pedido y el momento en que el personal del almacén recibe instrucciones de enviar los productos para cumplir con el pedido. Asimismo, se utiliza el término procesamiento de pedidos.
Características a la hora de realizar un pedido
Un sistema de gestión de pedidos se ocupa principalmente de los siguientes aspectos:
- ¿Qué pedir?
- ¿Cuánto hay que pedir?
- ¿Cuándo pedir los productos necesarios?
- ¿Dónde hay que entregarlo?
- ¿Qué unidad y quién debe pedir exactamente?
- Además, se supervisa la ejecución de la orden.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de realizar un pedido de productos:
- Una posible entrega insuficiente.
- Un posible incremento de los precios.
- La obsolescencia de los productos.
- La incertidumbre de la demanda.
Una orden de compra se considera un documento que sirve para la adquisición de los productos necesarios. Establece de forma clara y explícita el acuerdo entre el comprador y el proveedor. Si se acepta, la orden de compra adquiere la fuerza legal de un contrato vinculante. La orden de compra se preparará sobre la base de una solicitud de compra.
El pedido es el documento de control en virtud del cual se liberan fondos para la compra de determinados tipos de productos. La necesidad de productos es identificada y especificada por el empleado que presentó la solicitud. Para ello, se le asigna una determinada cantidad del presupuesto de la empresa. La solicitud debe contener la siguiente información:
- El objeto de la compra.
- El código del artículo al que se refieren los gastos.
- Las condiciones particulares que rigen la compra (condiciones técnicas, requisitos de entrega, naturaleza del uso).
Punto de pedido
Un nivel mínimo establecido de inventario de productos, al que se reduce el siguiente pedido de envío y se determina el tamaño de uno que resulte económico.
Un parámetro utilizado en los sistemas de control de inventario, que denota el nivel inferior de existencias en el que se debe realizar el siguiente pedido. El nivel de existencias en el momento del pedido debe ser suficiente para el buen funcionamiento de la empresa durante el ciclo de entrega, mientras que las existencias de seguridad de los productos deben permanecer intactas.
Punto de pedido flotante:
es un punto de pedido que no está fijado con antelación. El momento de la realización del pedido viene determinado por el cumplimiento de las obligaciones de los proveedores, las fluctuaciones de la demanda de productos. El tamaño del punto de pedido consta de dos componentes:
- El nivel de inventario restante correspondiente al plazo de entrega previsto.
- Stock adicional utilizado como reserva buffer para evitar que se agoten las existencias.
Tamaño de pedido económico:
- El tamaño de un lote de productos que minimiza el coste de almacenamiento y entrega del inventario durante un periodo de tiempo determinado
- El tamaño del pedido en el que el coste total del volumen del mismo y del almacenamiento del producto es mínimo.
En este sentido, el tamaño óptimo del pedido se sitúa en el punto en el que el coste de ejecución es igual al coste de almacenamiento del producto.
Tipos de pedidos:
- Estándar: tiene lugar cuando la realización de pedidos para mantener el nivel requerido de inventario de productos se lleva a cabo de forma continua y planificada. Esto garantiza una reducción de los costes de creación y almacenamiento de inventarios de productos.
- Especiales: tienen lugar cuando no hay existencias de los productos requeridos en el almacén. Los pedidos especiales se basan en las órdenes de los clientes. La autoridad para realizar pedidos especiales es limitada. En ausencia de un sistema fiable de control de inventarios, el volumen de productos adquiridos bajo pedidos especiales aumenta, lo que puede convertirse en un grave problema para toda la empresa.
Procedimiento para los pedidos estándar:
- Verificar la exactitud y fiabilidad de los datos sobre el valor de las existencias de productos en el almacén de la empresa.
- Analizar la cartera de pedidos actual, incluso sobre la base de determinar la proporción de pedidos cancelados y no realizados.
- Elaborar un anteproyecto de orden estándar.
- Analizar el anteproyecto de orden estándar, teniendo en cuenta el punto de vista de los especialistas informados sobre la dinámica de la demanda.
- Incluir en el pedido estándar todos los productos de los pedidos especiales no procesados.
- Finalizar el pedido.
- Enviar el pedido completo al proveedor.
Procedimiento para realizar pedidos especiales:
- A la llegada de un cargamento, compruebe la disponibilidad de los productos de pedido especial inspeccionando físicamente el lote de envío o comprobando la lista de empaquetado.
- Los productos que llegan en pedidos especiales se colocan en contenedores separados sin que se mezclen con el resto de los productos.
- Los productos de pedidos especiales deben estar etiquetados con el nombre del cliente y la fecha de recepción.
- Notificar al cliente la llegada del lote de productos, acordar la hora de llegada del representante del cliente para recibir los productos del almacén registrar la llegada de los productos solicitados en el registro de recepción de pedidos especiales.
- Al cabo de un determinado periodo de tiempo (por ejemplo, 30 días) se aplica un régimen especial de trabajo con los productos no vendidos (se envían al almacén, para su venta o se devuelven al proveedor).
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