Resulta absurdo considerar que incluso los mejores negociadores no se preparan para las reuniones o que no planifiquen cuidadosamente cada paso que dan. Expliquemos las técnicas y los consejos que ayudan en las diferentes etapas de una negociación. Hay quien los utiliza de forma instintiva y otros de forma consciente.
Etapa 1. Preparación, actitud, planificación
Preparación: Selecciona cuidadosamente el lugar y la hora de la reunión. Es mejor tratar los asuntos importantes por la mañana, con la cabeza despejada. El lugar se elige según el principio ayudan la casa y las paredes, intentando llevar a la otra parte a su propio entorno, donde se sentirá cómoda.
Actitud: Unos días antes de una negociación significativa, es necesario apartarse del ajetreo, evitar el desgaste de energía, los conflictos y los escándalos, y disponerse únicamente para una conversación importante. En caso de que ocurra algo desagradable, que te sientas mal, que te sientas sobrecargado, es mejor posponer las negociaciones. Así que, si conoces técnicas de relajación y autorregulación, que no te dé pereza liberar tensiones y contribuir a que te pongas en forma.
En este sentido, es conveniente hacer un plan preliminar de la conversación, para encontrar y ensayar tus argumentos esenciales. Analiza las objeciones de tu socio. Predice diferentes variantes de la conversación y modela sus posibles acciones.
Financiación: Se trata del objetivo que quieres conseguir, es decir, cerrar el trato, conseguir la inversión o acordar trabajar juntos. Ten siempre presente tu objetivo y no te alejes demasiado de él, aunque las negociaciones sean difíciles o el socio te ofrezca algo tentador pero que no sea lo que en realidad necesitas.
La limpieza, el orden y la vestimenta adecuada son parte necesaria de la imagen. Para ello, es importante que sepas con quién vas a hablar y que consideres una presencia natural para los objetivos de tu empresa. Recuerda llevar algo para hacer anotaciones de los puntos principales, porque en una conversación, las emociones y el estrés impiden recordar todo con precisión.
Etapa 2. Diálogos y propuestas
Así pues, se han conocido y se han comunicado. En primer lugar, las partes manifiestan sus intenciones e intercambian opiniones sobre una misma situación. La claridad, la nitidez y los detalles son los elementos clave. La brevedad es la madre del ingenio. Lleva a tu punto central y refuérzalo con pruebas y argumentos.
Luego, deja que el socio se exprese. No te precipites ni presiones, al contrario, escucha y recoge información. Una vez que todos hayan hablado, puedes consolidar verbalmente y por escrito los puntos expuestos por cada parte para evitar, por así decirlo, cualquier malentendido.
Etapa 3. Negociación y compromiso
Nos adentramos en la fase activa de la negociación en la que se discute, se argumenta y se aplica la capacidad de persuasión. Se trata de la fase más complicada, que requiere habilidades de negociación. El hecho es que rara vez los intereses de las partes coinciden plenamente. El comprador quiere adquirir su compra más barata, el vendedor quiere vender más caro. Esta situación es totalmente común. Los participantes hacen concesiones mutuas y llegan a un compromiso.
Dentro de las negociaciones competitivas, las concesiones y el compromiso, como se recuerda, son considerados una pérdida. Por ejemplo, si alquila una vivienda o una oficina, ¿por qué habría de reducir el precio? A menos que necesitarás alquilar el espacio lo antes posible. En este caso, el estilo de negociación se elige de forma democrática, porque necesitamos un acuerdo. Se reduce el precio, pero el inquilino, se compromete a realizar, pequeñas reparaciones a su cargo.
Etapa 4. Toma de decisiones
Las partes se han expresado, las objeciones han sido tratadas, la negociación ha terminado. Es el momento de tomar una decisión. ¿No quieres desprenderte de nada, ni pensártelo, ni llegar a un acuerdo de inmediato? Aunque no se decida todo en el momento, un día después de la reunión, pon el resultado de las negociaciones por escrito con tu socio, dale las gracias y deja claro que su parte es tan comprensiva como la tuya. Esboza un calendario sobre cuándo se tomará la decisión final y qué deben hacer ambas partes para que se produzca.
Conoce nuestro Máster en Relaciones Públicas, Eventos y Protocolo