El servicio de outsourcing está cada vez más extendido en los Departamentos de Recursos Humanos. Las ventajas que reporta la externalización son evidentes. Sin embargo, hay que tener en cuenta una serie de consideraciones.
Previo a un Plan de Externalización efectivo el Departamento de Recursos Humanos ha de diferenciar qué servicios son externalizables y cuales es necesario que se realicen internamente. Confiar parte de nuestras tareas a un proveedor externo en ningún caso ha de suponer pérdida de control ni mucho menos pérdida de información.
Una de las definiciones básicas del concepto de outsourcing, que nos permite sentar las bases para una mejor comprensión del fenómeno, la proporción Ferry de Kraher: “Outsourcing significa realmente encontrar nuevos proveedores y nuevas formas de entrega de materias primas, artículos, componentes y servicios. Significa utilizar el conocimiento, la experiencia y la creatividad de nuevos proveedores a los que anteriormente no se recurría.”
Debemos entender el fenómeno outsourcing como un elemento clave para la mejora productiva y competitiva que debe permitir a las compañías centrar sus esfuerzos en el núcleo de sus negocios y confiar a proveedores externos aquellas tareas repetitivas o de apoyo que no generan valor añadido directo.
Por lo tanto, la primera gran cuestión que nos plantea el outsourcing consiste en la clara identificación de dichas tareas desde el punto de vista de las estructuras organizativas latentes en cada compañía y la evaluación precisa de los objetivos estratégicos que se desean alcanzar.
Identificación de las funciones externalizadas
La complejidad de los procedimientos de cálculo de nómina, los cambios legislativos sobre los cuáles no puede existir gestión previsional por parte de la compañía, los procesos administrativos de obligado cumplimiento, etc., constituyen un conjunto de factores claramente identificados de los cuales se deriva la constatación que los departamentos de RR.HH. dediquen la mayor parte de sus recursos a la realización de dichas tareas.
Si recuperamos el planteamiento realizado al inicio y definimos los resultados que la compañía espera obtener de nuestro departamento y la conclusión final se basa en conceptos estratégicos ligados directamente al núcleo del negocio, al saber hacer (core competency), los cuales podemos alcanzar con dificultades debido a los factores anteriormente descritos, estaremos en condiciones de plantearnos desplazar (externalizar) ciertas tareas de nuestro departamento hacia un proveedor externo.
Las respuestas afirmativas a cada uno de los siguientes puntos nos indicarán un camino que puede ubicarnos a las puertas de un proyecto de outsourcing para la administración de nómina y la gestión de personal.
Los pasos son los siguientes redactados a continuación:
- Se utiliza un porcentaje muy elevado de los recursos departamentales.
- Las tareas realizadas no tienen nexo de unión con el negocio de la compañía.
- Reclutamiento y/o formación de personal especializado cuyos conocimientos no pueden ser reutilizados en un interno.
- Cargas de trabajo estacionales y puntuales (puntas de contratación, pagas extras, convenios, atrasos, renta).
- Requerimiento de servicios expertos: asesores técnico-administrativos; soporte informático, etc.).
- La administración marca las pautas a seguir.
- Adecuación constante de los sistemas de información a la evolución de las plataformas técnicas.
La definición estratégica de la compensación salarial, las evaluaciones por objetivos, la definición de los puestos de trabajo, la adecuación de los individuos a la estructura organizativa de la compañía, el diseño y seguimiento de los planes de carrera, la formación continua, la definición de normas de selección y reclutamiento de personal, los análisis estadísticos y presupuestarios de las plantillas, etc., constituyen el marco en el cual se ubica el ámbito de gestión de nuestro Departamento ligado intrínsecamente a la evolución estratégica de la compañía, a su core competency, en definitiva a su negocio.