“La gestión del puesto de trabajo desde el departamento de recursos humanos debe estar orientada a obtener la información necesaria sobre cada uno de los puestos de la organización a fin de definir sus funciones, deberes, tareas o actividades”
El entorno dinámico y cambiante en el que nos movemos en la actualidad hace necesario un permanente ajuste de la estructura de personal a los objetivos estratégicos de las organizaciones.
La selección del personal y sus necesidades es una parte integrante de la planificación de la empresa que tiene la función de asignar el número de operarios requeridos en cada momento, y según sus capacidades y deseos, en los puestos adecuados que puedan realizarse lo mismo en cuanto a sus exigencias de rendimiento que en su motivación y conseguir así un trabajo económicamente rentable. Para ello, será necesario determinar:
- Número de trabajadores necesarios.
- Perfil profesional requerido para cada uno de los puestos de trabajo.
- Realizar un inventario del personal actual de la organización.
- Resolver el diferencial anterior mediante la desvinculación de personal o mediante nuevas incorporaciones.
Para determinar todos esos puntos, primero hay que realizar lo siguiente:
- Recoger información de los empleados: datos personales, formación, experiencia profesional, etc.
- Recoger información de la plantilla de la empresa: distribución por grupos o categorías, absentismo, etc.
- Previsión de las plantillas para poder efectuar el cálculo de las necesidades de personal.
Para realizar el análisis y descripción de los puestos de trabajo, podemos ayudarnos de una serie de herramientas modelo que deberán ser adaptadas a las características del sector, tipo de organización y personal. Estas herramientas son:
- Observación de los puestos de trabajo: consiste en la observación detenida del trabajador durante la ejecución de las actividades de su puesto de trabajo con el fin de determinar ciertos aspectos, como: qué hace, cómo lo hace, frecuencia de realización, etc.
- Cuestionario de análisis de los puestos de trabajo: los trabajadores que ocupan un determinado puesto cumplimentan un cuestionario acerca de sus tareas y otros aspectos. Posteriormente, este mismo cuestionario será respondido por el inmediato responsable superior.
- Entrevista de análisis de los puestos de trabajo: se realizará una entrevista personal a los trabajadores de un determinado puesto, así como a su inmediato responsable superior. A través de esta herramienta se podrán conocer actividades mentales e intelectuales que con el método de la observación no se pueden apreciar.
- Redacción de la descripción de los puestos de trabajo: una vez finalizada la obtención de información, se deberá recoger por escrito, traduciendo, así, dicha información obtenida y reflejando en un documento el contenido y la descripción del puesto de trabajo.
- Descripción de los puestos de trabajo: el análisis y descripción de los puestos de trabajo es una importante tarea en la planificación y gestión de recursos humanos, pues nos va a permitir recoger en un documento toda la información relativa al conjunto de funciones y tareas que se desarrollan en cada uno de los puestos de trabajo de la organización, pudiendo incluir las competencias necesarias para su ejecución.
La valoración de puestos de trabajo en las organizaciones consiste en: ordenar y valorar los puestos en función de su contribución a la consecución de la misión de la misma y de sus objetivos estratégicos en función del contenido de los mismos:
- Identificación y definición de factores: consiste en identificar los factores comunes que integran el conjunto de puestos de trabajo en cuestión, esto es, identificar las características comunes en cada grupo de trabajo, las cuales se darán con diferente intensidad en cada uno de los puestos. Para ello, podemos utilizar dos herramientas:
- Ayudarnos de valoraciones de puestos similares.
- Realizar un estudio sobre qué factores se dan en los diferentes puestos de la empresa
- Establecimiento de grados en los factores: se trata de establecer el número de grados en que se puede dividir cada uno de los factores descritos en el proceso anterior para especificar las distintas intensidades en las que dichos factores pueden darse en los diferentes puestos de trabajo. Estos grados se podrán definir de forma numérica o mediante palabras.
- Tablas de ponderación de factores: una vez definidos los factores y sus diferentes grados, será necesario asignar un peso específico a cada factor en forma de porcentaje. Para ello, podemos utilizar diferentes procedimientos, como:
- Intervenciones grupales.
- Comisiones ad hoc.
- Consultar a distintos niveles de la empresa.
- Apoyarnos en experiencias previas.
Las organizaciones suelen incurrir en elevados costes en sus procesos de selección de personal, siendo el tiempo invertido uno de los principales. Por tanto, es de vital importancia diseñar un protocolo a seguir en el proceso de selección de una organización con el fin de tomar las decisiones adecuadas de contratación y minimizar sus costes asociados. Para ello, podemos llevar a cabo el siguiente proceso:
- Establecer el perfil profesional: el primer paso a la hora de realizar un proceso de selección es analizar y describir el puesto de trabajo que se pretende cubrir, ya desarrollado anteriormente.
- La entrevista de selección: es la metodología más empleada en las organizaciones para identificar el perfil del candidato y determinar si se ajusta o no al perfil profesional buscado.
- Entrevista de selección por competencias: se trata de un tipo de entrevista en la que se identifican y examinan las competencias del candidato, esto es, aquellas características que contribuyen al óptimo desempeño de un determinado puesto de trabajo.