Análisis de riesgos y evaluaciones de impacto: RGPD

Probablemente la introducción de la obligación de llevar a cabo análisis de riesgos o evaluaciones de impacto en materia de privacidad es una de las principales novedades introducidas por la nueva normativa de protección de datos personales.

Una evaluación de impacto en la protección de datos personales (EIPD) es un análisis de los riesgos que un producto o servicio puede entrañar para la protección de datos de los afectados y, como consecuencia de ese análisis, la gestión de dichos riesgos mediante la adopción de las medidas necesarias para eliminarlos o mitigarlos.

Una EIPD es una herramienta que va más allá de una evaluación de cumplimiento normativo —aunque, obviamente, la verificación de dicho cumplimiento es una parte integral de cualquier EIPD— y que se adentra tanto en las expectativas de privacidad que tienen las personas ante cualquier tratamiento de sus datos personales como en las percepciones generales de la sociedad o, concretamente, de los colectivos más afectados por el tratamiento del que se trate.

Concretamente el RGPD establece que en aquellos casos en los que sea probable que las operaciones de tratamiento entrañen un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas, debe incumbir al responsable del tratamiento la realización de una evaluación de impacto relativa a la protección de datos, que evalúe, en particular, el origen, la naturaleza, la particularidad y la gravedad de dicho riesgo.

El resultado de la evaluación debe tenerse en cuenta cuando se decidan las medidas adecuadas que deban tomarse con el fin de demostrar que el tratamiento de los datos personales es conforme con el presente Reglamento.

De conformidad con el RGPD el responsable debe llevar a cabo, antes del tratamiento, una evaluación de impacto relativa a la protección de datos con el fin de valorar la particular gravedad y probabilidad del alto riesgo, teniendo en cuenta la naturaleza, ámbito, contexto y fines del tratamiento y los orígenes del riesgo.

Dicha evaluación de impacto debe incluir, en particular, las medidas, garantías y mecanismos previstos para mitigar el riesgo, garantizar la protección de los datos personales y demostrar la conformidad con el presente Reglamento.

Si una evaluación de impacto relativa a la protección de datos muestra que las operaciones de tratamiento entrañan un alto riesgo que el responsable no puede mitigar con medidas adecuadas en términos de tecnología disponible y costes de aplicación, debe consultarse a la autoridad de control antes del tratamiento.

Obligación de realizar la evaluación de impacto

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 35 del RGPD, el responsable de fichero deberá realizar la evaluación de impacto de los procesos de tratamiento de datos personales siempre que se dé alguna de las siguientes situaciones, sin perjuicio de que dicho listado pueda ser ampliado por parte de las autoridades de control nacionales (la Agencia Española de Protección de Datos).

Estas situaciones son:

1. Cuando sea probable que un tipo de tratamiento, en particular si utiliza nuevas tecnologías, por su naturaleza, alcance, contexto o fines, entrañe un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas.
2. Cuando se lleve a cabo la evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos personales de personas físicas que se base en un tratamiento automatizado, como la elaboración de perfiles, y sobre cuya base se tomen decisiones que produzcan efectos jurídicos para las personas físicas o que les afecten significativamente de modo similar.
3. Cuando se realicen tratamientos de datos a gran escala de las categorías especiales de datos o de los datos personales relativos a condenas e infracciones penales.
4. Cuando se realice la observación sistemática a gran escala de una zona de acceso público.

Procedimiento para la realización de evaluaciones de impacto

Para llevar a cabo las evaluaciones de impacto, la AEPD hizo pública una completa guía que debe ser tomada como documento de referencia.

Concretamente, la evaluación de impacto, de conformidad con el RGPD, deberá contar con los siguientes contenidos:

1. Una descripción sistemática de las operaciones de tratamiento previstas y de los fines del tratamiento, inclusive, cuando proceda, el interés legítimo perseguido por el responsable del tratamiento.
2. Una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de las operaciones de tratamiento con respecto a su finalidad.
3. Una evaluación de los riesgos para los derechos y libertades de los interesados a que se refiere el primer apartado.
4. Las medidas previstas para afrontar los riesgos, incluidas garantías, medidas de seguridad y mecanismos que garanticen la protección de datos personales, y a demostrar la conformidad con el presente Reglamento, teniendo en cuenta los derechos e intereses legítimos de los interesados y de otras personas afectadas.