Cómo organizar una conferencia de negocios

Hay tantas conferencias de negocios a nuestro alrededor que parece que es un asunto de un día. ¡Absoluta ilusión! Una rueda de negocios es cuestión de días, semanas e incluso meses. Aprenda a crear y organizar un evento empresarial de este tipo.

Plan

Aprobar el tema, estilo, escala, presupuesto, participantes, disertantes de la conferencia y otros asuntos importantes. Documente sus decisiones para que pueda seguir el plan con claridad.

Piensa en un escenario

Cualquier organizador de eventos debe tener a mano un guión de conferencia bien escrito. La celebración de un evento empresarial de este tipo requiere una gran atención a los detalles. Haga un cronograma de la conferencia, comenzando con la reunión de los participantes en un lugar determinado y terminando, por ejemplo, con su entrega a sus hogares u hoteles. Consulta el servicio de catering y prueba tú mismo sus snacks/bebidas/snacks.

Cuéntanos sobre tu evento

• Organizar una conferencia requiere una cobertura adecuada. Debe comenzar a "calentar" a los visitantes al menos 2 meses antes del evento. Utilice las redes sociales, cree una página de destino para el evento, publique información sobre recursos especializados, negocie la promoción con los socios.
• Asegúrese de que los procesos de acompañamiento estén en su lugar durante la conferencia

• Verificar el funcionamiento del proyector y micrófonos, la presencia de la mesa de registro en el lugar indicado, y la ausencia de papeles y pañuelos nasales debajo de las sillas en la sala de conferencias.

Prepara todo lo necesario para los participantes

Es imposible realizar un evento sin mostrar preocupación por sus participantes. Envíales correos electrónicos con la información que necesitan. Si es necesario, prepare un mapa de direcciones y ubicaciones. Obsequie recuerdos memorables: cuadernos de marca / antiestrés suave, revistas, bolígrafos. Proporcione el software digital necesario; por ejemplo, cree un bot de información en Telegram.

Controlar el programa del evento

A la hora de organizar un evento empresarial, no dejes que su contenido informativo siga su curso.

• Reunión previa con los oradores
• Discutir sus actuaciones
• consejar sobre la mejor manera de presentar el material.

¡Cuánto más interesante es comunicarse con los participantes en el formato de una mesa redonda o taller que durante una conferencia normal! Alternativamente, ayúdelos a elaborar una lista de preguntas de la audiencia y posibles respuestas.

Recopile comentarios

Seguimiento con los asistentes después de la conferencia. Como organizador de eventos, debe comprender qué les gustó y qué se puede mejorar aún más.