Con frecuencia, aunque una empresa disponga de un sistema financiero, éste a veces no funciona. La mayorÃa de las veces se debe a la incomprensión por parte de la dirección de por qué son necesarios y qué tareas tienen que realizar. Esto da lugar a que se asignen financieros incompetentes a la empresa sin que el directivo sea capaz de fijar los objetivos adecuados. Además, existen otros errores que conducen a problemas financieros y en este artÃculo te lo compartimos.
Gestión inadecuada del dinero
El empresario suele creer que el dinero de la empresa es suyo. Este error es especialmente común en las pequeñas empresas. Este es un enfoque erróneo porque la empresa existe bajo las leyes del mercado y no se puede sacar cualquier cantidad de ella sin perder el negocio. En algunos casos, el dinero en la cuenta de una empresa ni siquiera le pertenece todavÃa, si se trata de un anticipo para algún proyecto. Hasta que se realice el trabajo y se cierren las obras, esa cantidad es el dinero de la contraparte que tiene en su cuenta.
Hay otro matiz que consiste en la falta de comprensión de cuánto dinero de la empresa debe ponerse en circulación, cuánto puede reservarse para cubrir un posible desfase de tesorerÃa y cuánto puede pedirse prestado para necesidades personales sin que ello vaya en detrimento de la empresa. A fin de evitar estas cuestiones, hay que calcular correctamente los beneficios, planificar los gastos y el desarrollo en el futuro, y sólo recibir dividendos una vez que la empresa esté totalmente asegurada.
Cálculo erróneo del beneficio
Si una empresa calcula un beneficio a partir del dinero en caja, o si resta un gasto de los ingresos y trata la cantidad como beneficio, no lo está haciendo correctamente. La diferencia entre ingresos y gastos es el beneficio contable. Para conseguir un beneficio financiero, hay que restar del beneficio contable los costes adicionales: los costes propios no compensados que no se incluyen en el coste de producción, el lucro cesante y los riesgos empresariales. Además, hay que tener en cuenta el rendimiento de la inversión y la posible anulación de parte del beneficio por deterioro económico.
El problema de un cálculo incorrecto es que el empresario saca conclusiones sobre el rendimiento de la empresa y hace planes de desarrollo basados en él. En consecuencia, el empresario puede acabar con un plan que no funciona y con una visión injustificadamente optimista de la situación de la empresa.
Planificar y pensar en los mecanismos de ejecución del plan es una de las bases de la gestión de una empresa. A fin de que el plan se ejecute en la máxima medida posible, al menos en un 80 al 90%, es preciso redactar un modelo financiero competente con varios escenarios, calcular el presupuesto, establecer los plazos y las personas responsables de la ejecución de las actividades, y supervisar constantemente su aplicación.
Conceptos erróneos sobre el vÃnculo directo entre ventas y beneficios
En principio, la relación entre ambos es muy sencilla: un mayor número de ventas se traduce en más ingresos. Pero los empresarios suelen perder de vista que los gastos generales aumentan con las ventas. Hay que contratar nuevo personal, gastar más en la compra de materias primas y mercancÃas, en la logÃstica y en la organización del almacenamiento.
En consecuencia, en lugar de un beneficio, se puede obtener una pérdida si el empresario no calcula de antemano cómo aumentarán los ingresos, qué gastos adicionales surgirán, cómo afectará esto a la facturación de la empresa y si tiene suficiente dinero para ello. Cabe la posibilidad de que el aumento de las ventas provoque un incremento tal de los costes que la empresa deje de ser rentable.
Por dónde empezar con la contabilidad financiera
- La contabilidad financiera te facilita la gestión de tu empresa basándote en números y no en suposiciones. Puedes empezar con un estado de flujo de caja. Este informe muestra en qué se gasta el dinero, cuánto queda a principios de mes y si la empresa tiene suficiente dinero para los gastos corrientes. Para ello no hace falta comprar programas especiales; al principio basta con hacer una tabla en Excel. Desglosa las partidas de ingresos y gastos por categorÃas para que sea más fácil encontrar las transacciones por mes.
- En caso de que tengas una pequeña empresa, separa las finanzas personales de las de la compañÃa. PodrÃas fijar tu propio salario para tener una idea clara de cuánto puede contar la empresa y cuánto puedes gastar en tus propias necesidades.
- Adquiere el hábito de contar tus beneficios correctamente, no te limites a un método contable. Si se tienen en cuenta todos los costes en la medida de lo posible, incluidos los ocultos y los potenciales, se pueden construir modelos financieros más fiables y, en consecuencia, invertir el dinero de forma más inteligente y elaborar un plan de desarrollo para la empresa.
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