Error 1. Una empresa crece, pero su estructura se mantiene igual
Con frecuencia, los directivos, cuando se centran en la resolución de problemas y/o en la realización de tareas urgentes, se olvidan de la infraestructura interna de la empresa. Pero si no se controla, mejora y revisa continuamente la estructura organizativa, es muy probable que en algún momento la empresa supere esta sección de su organización interna. Esto puede dar lugar a toda una serie de problemas previsibles.
Por ejemplo, consideremos la siguiente situación: tradicionalmente, las empresas en su fase inicial han utilizado el método del abanico para establecer su propia estructura. El empresario está en el centro del modelo y todos los demás son un engranaje subordinado del sistema. Este esquema es perfectamente normal y óptimo para las empresas nacientes. Como también es importante que el empresario mantenga un control total sobre su todavía pequeña empresa, no es necesario un sistema de gestión extenso. Ahora bien, a medida que la empresa crece y se contrata a más gente nueva, hay que cambiar el modelo de abanico. La razón es que, si la configuración de abanico se mantiene en una empresa con una amplia plantilla, la gestión puede convertirse en una especie de cuello de botella.
Supongamos que el número de empleados de una empresa ha aumentado de 5 a 40. El empresario se ha vuelto prácticamente inalcanzable para ellos. Los empleados no pueden obtener la aprobación del director, sin la cual no pueden seguir con sus funciones directas. La iniciativa dentro del equipo disminuye, lo que hace que el empresario dude de sus empleados, se desilusione y comience a resolver todos los problemas por su cuenta.
Este es el ejemplo más sencillo de cómo evolucionarán las cosas si no se mejora oportunamente la estructura organizativa de la empresa. Todos los cambios que se producen a lo largo del ciclo de vida de la empresa deben reflejarse en el organigrama. Si la empresa descuida este punto, no supervisa continuamente su estructura y no comprueba que el sistema existente es coherente con el ciclo de desarrollo actual, tendrá consecuencias previsibles en un futuro próximo.
Error 2. Estructurar en base a las personas y no a las tareas
De nuevo, volvamos al ejemplo anterior de la empresa naciente y el modelo de abanico. En las empresas con este sistema, las personas reciben cualquier autoridad en función de su relación con los jefes. Por lo tanto, es bastante común encontrar una situación en la que una persona es responsable de una gran variedad de trabajos (por ejemplo, ventas, contabilidad y logística al mismo tiempo), es decir, es un asistente del director. Con esta estructura, el problema es que todo está ligado a la relación entre el empresario y los ejecutivos. La situación es tal que sólo la primera persona puede dirigir la empresa, ya que nadie más tiene la misma relación con el personal. De este modo, el empresario se convierte en rehén de su propio negocio. Nadie de fuera está en condiciones de gestionar su empresa.
Una opción alternativa es configurar la estructura organizativa de los servicios de la empresa en función de tareas específicas, en lugar de centrarse únicamente en las personas. Es decir, las diferentes funciones deben estar separadas entre sí y estructuradas sin referencia a una persona concreta. Un esquema basado en tareas permite una situación en la que el mismo empleado puede ser responsable de varias funciones al mismo tiempo. Permite determinar quién es responsable ante quién y sobre qué tema. Resumiendo, se puede decir que todo lo anterior estimula el crecimiento de una empresa.
Es muy sencillo, las funciones adicionales deben asignarse a los nuevos empleados a medida que se incorporan a la empresa. Entonces, no sólo el empresario sino también otras personas podrán gestionar la empresa. Estas manipulaciones son necesarias para liberar al directivo de la condición de rehén de una organización estructurada en torno a las personas.
Error 3. No dejar claro quién hace qué.
En cuanto a la estructura organizativa de una empresa, es cierto el siguiente dicho: Las buenas vallas hacen buenos vecinos. Esta frase tiene un significado evidente: sin una valla no está claro dónde acaba tu patio y dónde empieza el territorio de tu vecino. Desde el punto de vista organizativo, significa que si no se regula la función de cada empleado por adelantado, éste puede empezar a hacer el mismo trabajo sin saber si ya lo ha hecho otra persona o no. El resultado es la frustración y un ambiente poco amistoso en la plantilla.
También es posible que los trabajadores se desmotiven y sean reacios a tomar iniciativas en su trabajo.
Error 4. Descoordinación de la autoridad, la responsabilidad y la remuneración
Una vez más, otro error en el diseño organizativo está relacionado con el personal de la empresa. No sólo hay que establecer quién es responsable de qué, sino también asegurarse de que la autoridad de cada empleado es proporcional y que su remuneración es acorde con sus responsabilidades. Evidentemente, no se trata de una reforma instantánea, ya que las consecuencias de una decisión de este tipo pueden llevar a una pérdida total del control de la empresa. Hay un cierto protocolo según el cual debe llevarse a cabo el proceso de descentralización de responsabilidades. Cualquier error puede conducir a un resultado negativo.
La mayoría de las personas van a trabajar para recibir su salario. Pocos muestran iniciativa e interés en el proceso de trabajo. Para evitar este resultado, las responsabilidades, los deberes y la remuneración deben discutirse y aprobarse constantemente.
5. El sistema de información de gestión no se ajusta a la estructura de la organización.
El motivo por el que un empleado irresponsable permaneciera en la empresa es que en ella no existen sistemas de información de gestión claros y concisos. De haberlo, sería bastante fácil identificar el hecho de que un determinado empleado no está cumpliendo con sus funciones. En cambio, si no existe un sistema de recogida y puesta en común de datos, o no se ajusta a la estructura existente en la empresa, los jefes no tienen ni idea del rendimiento de sus subordinados. En esta situación, la organización es una caja negra.
La función del sistema de información adecuado a la estructura organizativa de la empresa es determinar cómo contribuye cada empleado a los ingresos de la organización. Cuanto más claro y transparente es el sistema, más a menudo los directivos de la empresa se la pasarían pensando en cómo aumentar los beneficios y reducir los gastos de la empresa.
Conoce nuestro MBA - Master en Dirección y Administración de Empresas