Concepto y fases
Se puede definir como el acto o la secuencia que va desde que solicitamos mercancías a proveedores hasta su entrega a los departamentos del hotel pasando por la recepción y conservación de dichas mercancías.
Sin embargo, nosotros iremos mas allá, incluyendo la negociación previa con proveedores y la posterior liquidación con los mismos.
En el proceso de compras podemos diferenciar los siguientes momentos o fases:
- Estudio previo o planificación de compras.
- Negociación y selección de proveedores.
- Mecánica habitual.
- Liquidación frente a administración / dirección y proceso de pagos.
Nota: las dos primeras fases, coinciden con “las fases del proceso de decisión de compra del consumidor”:
- El reconocimiento de la necesidad.
- La búsqueda de informaciones.
- La evaluación de las alternativas.
- La decisión de compra.
- La compra.
- La evaluación del producto o servicio subsiguiente a la compra.
A. Estudio previo o planificación de compras (evaluación del contexto).
Antes de comenzar la actividad, la empresa ha de definir:
- Tipo de establecimiento.
- Planificación de almacenes y cámaras.
- Ubicación, zonas (lay out, dimensiones, recepción, entrega,..).
- Accesos, puertas, capacidad, mobiliario, equipamiento.
- Ventilación, temperatura, humedad, iluminación.
- Servicios ofertados.
- Clientela potencial.
- Segmentos de mercado deseados.
- Compras centralizadas o no.
- Oferta gastronómica.
- Descripción de productos/MP.
- Organización del departamento. (puestos, organigrama, jornadas y turnos de trabajo).
B. Negociación y selección de proveedores (mínimo, 3 para cada familia de productos).
- Primer contacto.
- Localización.
- Llamamiento.
- Entrevista.
- Presentación de productos (calidades, características, formato, pesos, unidades, embalaje, muestras o pruebas,…).
- Precios, ofertas, rappels, gastos (envase, transporte,..) y condiciones de pago.
- Periodicidad en el reparto.
- Requisitos legales (registro sanitario, cif, seguro, …).
- Intereses subjetivos.
- A veces, visita a las empresas candidatas.
- En definitiva: condiciones económicas, técnicas y de postventa.
- Estudio objetivo de las propuestas. (evaluación de las ofertas).
- 2ª entrevista y elección de proveedores (conviene, 2 proveedores para cada familia de productos).
- Homologación (reconocimiento oficial): Abrir ficha a los proveedores homologados.
- Nota: la elección de proveedores nunca está cerrada. Siempre ha de haber una búsqueda de mejores precios, productos y condiciones.
Por otro lado y dadas las características especiales del departamento y las funciones que en él se desempeñan, es necesario establecer un sistema de trabajo o procedimiento que controle el recorrido secuencial y administrativo de un pedido desde que lo solicita cualquier departamento, hasta su entrega y baja automática en el inventario permanente.
Dicho sistema de trabajo ha de reunir unas condiciones y requisitos:
- Ha de ser ágil, eficaz y fiable.
- Se ha de adaptar a la naturaleza de la empresa.
- Ha de permitir un control de las mercancías desde su entrada hasta su salida.
- Ha de elaborarse con la participación de los jefes de departamento.
- Se ha de fijar: horario de recepción de mercancías y de entrega a dptos. / quién decepciona / quién entrega.
- Delimitar una zona concreta de recepción de mercancías.
- Fijar listado de proveedores y artículos o productos homologados.
Tendencias en el proceso de compras
En la actualidad y referido al proceso de compras normal en cualquier establecimiento hotelero, es frecuente encontrarnos con empresas que aplican algunos de los siguientes criterios o aspectos, lo que denota una preocupación e interés por mejorar la gestión del departamento de Economato y Bodega:
- Definición de un sistema o procedimiento de gestión de pedidos tanto internos como externos.
- Responsabilidades, definidas y delimitadas (puestos, funciones,..).
- Definición de criterios de aceptación de productos (condiciones de transporte, envasado, embalaje, presentación, aspecto visual, condiciones organolépticas, caducidad o consumo preferente,..).
- Definición de instrucciones o procedimiento interno de solicitud de productos.
- Definición de un procedimiento de compras urgentes.
- Definición de instrucciones que aseguren el mantenimiento de la cadena de frío.
- Zona de recepción de mercancías, definida (lugar, dimensiones, limpieza, horarios de recepción de mercancías, evitar contaminación cruzada y respetando los flujos de alimentos).
- Definición de stocks mínimos, máximos y de seguridad así como métodos de valoración de stocks. (representación gráfica) y alertas para el control de stocks.
- Aplicaciones informáticas para la gestión de almacenes y evaluación de proveedores, productos, almacenaje,…
- Desarrollo de un soporte documental eficiente, cada día mas informatizado:
- Relación de proveedores homologados (contactos, nº de registro sanitario).
- Evaluación de proveedores.
- Tarifas con una vigencia periódica (anual).
- Fichas de proveedores (datos, productos, evolución de precios, incidencias,..).
- Fichas técnicas de productos (pesos, formatos, envases , embalaje,..).
- Vales pedidos y propuestas de pedidos.
- Albaranes y facturas.
- Inventarios permanente y periódico.
Recomendaciones en cuanto a la organización del dpto. de Almacén, Economato y Bodega en un establecimiento hotelero:
- Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
- Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.
- Reducir movimientos y maniobras (cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla).
- Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a él. Solo se permitirá el acceso al personal autorizado.
- Llevar registros de existencias al día.
- Aprovechar el espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena.
- El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación. Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
- Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente.
- Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado. Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entre pisos o estantería de varios niveles sobrepuestos. Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o en bloques.
- Hacer revisiones periódicas para detectar y eliminar mercancías caducadas en mal estado, envase o embalaje deteriorado,..
- Reducción de existencias por medio de los sistemas y fórmulas en el estudio de control de inventarios.
- El traslado de las mercancías desde la zona de recepción de mercancías hasta los distintos almacenes, se habrá de realizar con el medio mecánico mas adecuado (carretilla, traspalet, carretilla elevadora, manualmente,…).
- En cuanto a la zona de entrega:
- La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe.
- Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
- Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.
- Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.
Recorrido de un pedido
Concepto y tipos
Pedido: solicitud de mercancías a un proveedor.
Tipos:
- Pedidos normales.
- Pedidos extraordinarios.
- Pedidos de reposición.
- Pedidos programados.
- Pedidos abiertos.
Circuito administrativo o recorrido de un pedido
Los distintos departamentos del hotel, en base a las existencias de productos y a las previsiones de trabajo, solicitan por escrito (vale pedido) al departamento de almacén, economato y bodega aquellos productos que consideran necesarios.
El departamento de almacén, economato y bodega, si tiene en existencias las entrega y la asienta (da salida) en el inventario permanente así como en el reporte de consumos diarios. Si no tiene existencias, las pide a sus proveedores, por escrito, mediante la propuesta de pedidos a proveedores y por triplicado, vía mail, fax, teléfono o en persona.
Una vez llega la mercancía pedida al proveedor a la zona de “recepción de mercancías” (área dependiente del departamento. De compras) donde se comprueba la propuesta de pedidos con el albarán o nota de entrega y con la mercancía (embalaje, temperatura en el transporte y de la mercancía, condiciones organolépticas, caducidad o consumo preferente,…) finalmente, lo refleja en el parte de compras diarias junto con el albarán. En caso de no cumplir con los estándares mínimos, se devuelve la mercancía.
Si los productos se aceptan, son inmediatamente, almacenados en sus zonas correspondientes a la espera de ser entregados. Algunas entradas, caso de carnes y pescados frescos, pasan directamente a cocina, comedor,…
Entrega de pedidos a departamentos. Quién comprobará cantidad y calidad de mercancía y firmará el reporte de consumos diarios o doc. Entrega / salida de mercancía.
Registro documental de esta nueva entrada. Inventario permanente:
(Existencias reales= existencias iniciales + nuevas entradas – salidas)
Partes de consumos diarios y de compras diarias
Paralelamente, administración va cotejando y archivando vales pedido, propuestas de pedido a proveedores, albaranes, reporte de compras diarias y de consumos así como facturas. Periódicamente y de acuerdo con los plazos y condiciones pactados con cada proveedor se abonan facturas mediante: talón, pagaré, transferencia o metálico.