Se entiende por factura a aquel comprobante, en formato físico o electrónico, que resume detalladamente lo sucedido en una transacción comercial.
Definición de factura
Una factura es un documento comercial que refleja los productos o servicios provistos por un vendedor a un comprador. Es creado y emitido (de negocio a cliente) justo después de un proceso de compraventa.
En tal documento se plasman detalles como: coste de los bienes, cantidad de artículos, total a pagar, hora y fecha de la transacción, nombre y dirección del negocio, y habitualmente cargos adicionales relacionados a los impuestos.
Características de un factura
En refuerzo a lo anterior dicho, podemos decir entonces que una factura posee las siguientes características:
- Número de factura: Se trata de una serie de números, (habitualmente acompañado de letras) que conforman una única secuencia.
- Fecha de emisión: Día y hora de emisión de la factura.
- Detalle de lo comprado: Lista de artículos o servicios adquiridos por el vendedor, precio unitario de cada producto, y monto total a pagar.
- Datos vendedor/cliente: Información tanto del negocio como del comprador. Por ejemplo: nombre, dirección, contacto y número de identificación de ambas partes.
- Información adicional: Puede incluir los impuestos que se cobran en la transacción o rebajas por temas promocionales.
Tipos de factura
Existen diversos tipos de facturas:
- Factura ordinaria: Es la factura más común de todas. Presenta información detallada de una operación comercial.
- Factura simplificada: Como su nombre lo indica, es una factura con información reducida y simplificada. Se utiliza generalmente en casos, como, por ejemplo, ventas minoristas o transacciones de bajo valor. Por tanto, se limita a contener información básica sobre la operación de compraventa (nombres, direcciones, fecha, descripción de productos y servicios, y el costo total.
- Factura rectificativa: Se emite para corregir errores o imprecisiones de una factura previa. Debe reflejar información detallada sobre la factura original y las correcciones que se realizaron.
- Factura recapitulativa: Agrupa varias transacciones de compraventa en una sola. De este modo es posible emitir una única factura que recoja a todas las demás, en vez generar varias facturas por separado.
- Factura proforma: Es aquella que se emite antes de la entrega de los bienes o servicios. Se usa principalmente para informar al comprador sobre los detalles de la transacción antes de la entrega. En este sentido, es una factura que actúa como borrador, por lo que no tiene validez legal.
Importancia de una factura
Una factura permite comprobar que una operación de compraventa se ha concretado de forma exitosa, y sirve como prueba física para cualquier problema de índole legal o fiscal.
Así mismo, al ser un comprobante de compra, una factura es útil al momento de hacer devoluciones, solicitar reembolsos o realizar reclamos de garantías.