La postproducción de los eventos
Es el momento de la valoración del desarrollo conforme al proyecto planteado, la medición de resultados, es decir, la medición del impacto, repercusión y logro de objetivos. En eventos vinculados al marketing y la publicidad esta medición se realiza de forma muy técnica, pero su evaluación no puede ser inmediata.
Las labores de postproducción habituales tras el desmontaje son:
- Cierre económico del proyecto
- Realización de evaluación e informes
- Realización de los materiales en postproducción
Informes finales.
Esta es una de las partes más importantes de la postproducción, especialmente para el cliente o promotor del evento, que quiere conocer los resultados de la acción, y el cumplimiento de los objetivos marcados para el evento.
Se trata de una memoria final del evento, que debe de incluir:
- Informe de gestión y control presupuestario
- Informe de medios
- Informe de cumplimiento de objetivos
- Informe gráfico del evento
Producción de materiales en postproducción.
No se concluye un evento hasta que no se atan todos estos cabos sueltos. En numerosas ocasiones, se realiza la edición de un video sobre el evento que se entregará a los promotores del mismo y de cuyo contenido extraeremos uno o varios cortes para nuestra empresa como soporte de comercialización, o sencillamente para guardarlo en la memoria de actividades. Esto inicia una fase de producción audiovisual que lleva cierto tiempo.
Los materiales más habituales en postproducción son:
- Videos sobre el evento
- Fotografías sobre el evento
- Libros o resúmenes sobre el evento
- Bases de datos
- Encuestas de calidad
Marketing y comunicación post-evento.
Una vez terminado el evento no hemos terminado nuestro trabajo. De hecho, el evento se realiza para que después sigan pasando “cosas”, como marcábamos en los objetivos del evento. Puede que el cliente quiera tener una base de datos de personas interesadas, puede que quiera saber su opinión de un producto después de haberlo probado, etc.
Una de las herramientas más útiles de comunicación y marketing con la que contamos para utilizar después de un evento, son las encuestas. Gracias a ellas, podremos descubrir:
- Los puntos fuertes del evento
- Los puntos débiles, incluso pueden identificar problemas que no hayamos visto
- Las posibilidades de otros eventos similares
- Expectativas de venta y de acogimiento de un nuevo producto
- La imagen de la empresa
Son, además, una herramienta obligatoria para realizar los informes post-evento para la empresa, patrocinadores, colaboradores… y que puedan realizar la medición de resultados correspondientes.
Existen diferentes maneras de realizar una encuesta:
- Sobre papel, en el mismo lugar del evento, y para entregar ese mismo día
- Sobre papel, para enviar cuando la persona la rellene
- Online, en el mismo lugar del evento
- Online, posteriormente
En general, para confeccionar una encuesta post-evento efectiva, se recomienda:
- Utilizar campos cerrados
- Anónima
- ¿Cuándo? No hay solución perfecta
- Cuidado con el ambiente
- Fuerza a la gente a tomar partido
- No te extiendas demasiado
- No a la encuesta gastronómica
- El futuro
Además de las encuestas después del evento, hay otro tipo de acciones que se suelen realizar tras la finalización del evento:
- Entrega de la base de datos en el formato requerido por el cliente, digital o impreso
- Entrega del informe final del evento, con gráficas y tablas que permitirán al organizador evaluar su evento
- Contacto telefónico post-evento con los asistentes
- Envío de correos electrónicos a los asistentes al evento, agradeciendo por su presencia, invitándolos a nuevos eventos o con el mensaje que el cliente requiera e informe detallado del envío
- Descarga en la página Web de la empresa las memorias del evento
- Impresión de certificado a través de la página Web luego de terminado el evento
Es importante incluir las acciones de marketing y comunicación post-evento en el proyecto desde el principio, y variarán en función de los objetivos del cliente y del tipo de evento del que se trate.