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Análisis de la función directiva: Encuadre

Análisis de la función directiva: Encuadre

"Planificar significa decidir qué se desea conseguir, cómo, dónde, cuándo y quién lo llevará a cabo. Implica una actividad de pensamiento y reflexión previa a la acción, la cual incluye la fijación de objetivos y las acciones pertinentes para alcanzarlos, tomando en consideración las variables internas y externas.

Nuestra propuesta de trabajo en el presente artículo parte de encuadrar el por qué y para qué del desarrollo de habilidades directivas, en este sentido damos comienzo con el análisis de la función directiva, desde su ámbito de desarrollo, es decir la empresa, y las repercusiones de la intervención de una voluntad rectora en el desarrollo de una actividad económica creadora de valor.

Una empresa es un equipo de personas, y su razón de ser depende de los individuos que colaboran en ella más allá de los recursos materiales.

“La preeminencia del factor humano viene dada no por razones de eficiencia sino por la misma naturaleza de la empresa”.

  • El sistema operativo se descompone en tres subsistemas: físicos, financieros y humanos.
  • El sistema global o de decisión también, denominado Management, al que le corresponde la función de pilotaje del sistema total, cuenta con dos subsistemas: el subsistema de administración a nivel estratégico, el cual incluye la misión, cultura, valores de la organización y el subsistema de administración a nivel táctico.

La tarea del directivo (administrador) consiste en obtener y utilizar los recursos de la empresa, transformándolos a través de las funciones administrativas. La idea subyacente es que la administración es necesaria para coordinar los esfuerzos individuales y colectivos en cualquier organización. La universalidad de las organizaciones respecto a su administración justifica la necesidad de adquirir una serie de habilidades y conocimientos específicos, tanto teóricos como prácticos, que preparen al individuo para el desempeño eficiente de las tareas administrativas. Vale la pena destacar que el tipo de conocimientos y habilidades (capacidades) necesarios para desempeñarse eficazmente en los diferentes niveles directivos, depende en principio, de la posición que se ocupe dentro de la organización, no obstante, quien se encuentre al mando para dirigir a otros debe desarrollar las competencias necesarias para motivarlos en el logro de los objetivos de su ámbito de actividad.

Capacidades requeridas de acuerdo con el nivel directivo:

  • Nivel de alta dirección: en este nivel se encuentran funciones de presidente, director general y gerente.
  • Nivel de dirección intermedia: en este nivel se encuentran los mandos intermedios, como, por ejemplo, jefes de sección.
  • Nivel de dirección bajo: es la supervisión directa, como capataces, jefes de equipo, supervisores, entre otros.

La idea de la administración como un proceso se concibe como una serie de actividades que se encuentran cíclicamente interrelacionadas siguiendo un esquema lógico, el cual comprende una serie de operaciones y actividades interconectadas orientadas a un determinado fin. Las actividades que integran este proceso son: la planificación, organización, dirección (decisión y coordinación) y control.

La función de planificación, es el proceso racional de toma de decisiones, en la que se determinan los objetivos y las líneas de acción que debe seguir la empresa y cada unidad de la misma. Planificar significa: decidir qué se desea conseguir, cómo, dónde, cuándo y quién lo llevará a cabo.

La función de planificar lleva implícita la previsión, la misma es un proceso por el cual el directivo proyecta lo que se hará en el futuro, parte de un conocimiento en profundidad de la situación en la que se desenvuelve. La previsión requiere determinar, por adelantado, la posible sucesión de las diferentes fases del plan, así como establecer oportunos indicadores de medida y progreso.

La función de organización, hace referencia, en primera instancia, a la estructura orgánica de cualquier organización, la misma, constituye un sistema de relaciones que articulan los elementos humanos que la integran, permite la circulación de las órdenes necesarias, el flujo de trabajo y la información.

La estructura básica de una organización está formada por tres partes:

  • El núcleo de las operaciones, constituido por los miembros que realizan el trabajo básico, relacionado con la producción de bienes y servicios de la empresa
  • Ápice estratégico, es el órgano cuya misión es que la organización cumpla su fin y satisfaga los intereses de los diferentes grupos y personas involucradas en la misma
  • Línea media, el ápice estratégico está unido al núcleo de operaciones mediante la cadena de directivos de línea media, provistos de autoridad formal, ejercen la supervisión directa sobre los operarios

Pueden aparecer dos partes complementarias de la estructura central:

  • Unidades de apoyo, órganos especializados cuya función es proporcionar asistencia a la organización fuera del flujo de trabajo de las operaciones corrientes
  • Staff tecnocrático, formado por los analistas que sirven a la organización, operando sobre el trabajo de los demás miembros, sin intervención directa en el flujo de operaciones, aunque, diseñan, planifican, cambian y preparan a las personas que lo realizan

Se entiende por organización al proceso mediante cual un directivo determina los recursos técnicos y humanos necesarios, reparte las tareas entre sus miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades con la finalidad de conseguir objetivos comunes.

  • La función de dirección, tiene como objetivo influir en las personas de la organización para que, de forma voluntaria y con interés, contribuyan al logro de los objetivos de la empresa, en su conjunto, y de su unidad funcional, particularmente.
  • La función de control, es una actividad de seguimiento con la intención de corregir las desviaciones que se pueden dar respecto de los objetivos.

La cultura es un grupo de individuos con un sistema compartido de antecedentes históricos, perspectivas, ideas y valores similares entre ellos que los distinguen de otros grupos.

La cultura organizacional o empresarial es una constelación general de creencias, costumbres, tradiciones, sistemas de valores, normas de conducta y formas de hacer negocios que es única para cada corporación. En cada organización se pueden identificar dos sistemas culturales:

  • Cultura formal, es un sistema “ideal” constituido por lo que deberían ser, los valores, las creencias y los comportamientos de los miembros de la organización.
  • Cultura informal, es el sistema formado por los comportamientos tal cual ocurren en la “realidad”, estos comportamientos influyen en el desarrollo de varias subculturas en la organización las cuales constituyen una fuente de problemas desde la perspectiva de la cultura formal.

Elementos externos de la cultura de la organización: propiamente dicho, no forman parte de la cultura de la empresa, más bien, son los factores del entorno que influyen en la formación de la cultura, destacan: los clientes, los proveedores, competidores, gobierno, accionistas y la sociedad en general.

  • Fundadores
  • Valores
  • Creencias
  • Elementos cognoscitivos
  • Normas
  • Símbolos y signos
  • Elementos humanos

Funciones de la cultura organizacional

Son de dos tipos:

  • Funciones de adaptación interna: Razón de ser para existir, es decir, crea consenso sobre: la misión fundamental, los riesgos, las tareas, los objetivos operacionales derivados de la misión de la organización, sobre los medios a utilizar para alcanzar los objetivos, los criterios para medir resultados y los medios y estrategias para corregir procesos y la estructura cuando no se alcanzan los objetivos.
  • Funciones de integración interna: desde la perspectiva de la resolución de problemas, proporciona un lenguaje común y unas categorías conceptuales compartidas que permiten la existencia del grupo; determina los criterios para asignar la autoridad, el poder, el estatus, propiedad y otros recursos. Determina las normas para regular las relaciones interpersonales, la cultura en este sentido, crea lo que solemos denominar “clima organizacional”.

Grupos de culturas:

  1. Tipología cultural basada en el clima de la organización: de acuerdo con R. Harrison (1972), con base en cuatro orientaciones describe cuatro tipos de culturas:
    • Cultura orientada al poder
    • Cultura orientada hacia la función
    • Cultura orientada hacia el trabajo
    • Cultura orientada hacia la persona
  2. Tipologías basadas en estudios empíricos: En el libro: “En busca de la Excelencia los autores, Tom Peters y R. Waterman (1984), identificaron los siguientes atributos, de las empresas más sobresalientes de Estados Unidos, que son la clave del su éxito:
    • Énfasis en la acción
    • Proximidad al cliente
    • Autonomía e iniciativa
    • Productividad contando con las personas
    • Valores claros y orientación a la acción
    • Estructuras sencillas, staff reducido
  3. Tipología basada en la evolución de la empresa: el análisis de este tipo de empresas toma en cuenta el dinamismo o estabilidad ante los cambios y su propensión al riesgo. Bajo esta perspectiva H. Ansoff (1985) establece como objeto de estudio una tipología cultural caracterizada por los siguientes atributos:
    • Cultura estable
    • Cultura estable
    • Cultura de previsión
    • Cultura exploratoria
    • Cultura creativa
  4. Tipología cultural basada en el sistema de recompensas: los investigadores Von Glinow y N. Sethia (1985) encontraron una relación entre la cultura de la organización y su sistema de recompensas y castigos, considerando a este último como una variable determinante de la cultura y de su proceso de dirección. Las recompensas no son solamente de carácter económico, normalmente se ofrece una mezcla de cuatro tipos: financieras; contenido de trabajo a realizar; carrera en la organización y estatus:
    • Cultura apática
    • Cultura preocupada
    • Cultura exigente
    • Cultura integradora

Una cultura fuerte se caracteriza por que los valores centrales de la organización son firmemente aceptados y compartidos por todos los miembros de la organización, esta unanimidad, permite un elevado nivel de cohesión, fidelidad y compromiso.

El directivo es la persona formalmente encargada de una unidad de la empresa.

El nuevo directivo es quien tiene que lograr un impulso continuado y renovado hacia el dominio del caos, de la incertidumbre de lo imprevisto. Comportamiento humano-organizativo mediante la dirección y desarrollo de personas en donde entra el desarrollo del talento humano directivo, entendiendo por directivo, toda persona con responsabilidad o capacidad para dirigir un equipo humano y con poder para tomar decisiones que implican un riesgo empresarial.

Los aspectos característicos del trabajo de los directivos, destacamos los más representativos:

  • El ritmo de trabajo es acelerado y fragmentado
  • Sus actividades son reactivas

Hay tres grupos de roles directivos:

  • Grupo 1: caracterizado por los roles interpersonales, este grupo tiene relación con el puesto, la autoridad formal y el estatus que el mismo cargo confiere, tenemos así:
    • Cabeza visible
    • Líder
    • Enlace
  • Grupo 2: son los denominados roles informativos, relacionados con el manejo de la información en la organización. La posición que ocupa el directivo le confiere autoridad sobre el flujo de información significativa a su unidad. Identificamos los siguientes roles informacionales:
    • Monitor
    • Difusor
    • Portavoz
  • Grupo 3: formado por los roles de decisión, representan la parte sustantiva de la administración, incluye la toma de decisiones significativas dirigidas a configurar el acontecer de la organización. Formado por los siguientes cuatro roles:
    • Empresario
    • Solucionador de problemas
    • Asignador de recursos
    • Negociador

Dirigir personas es una necesidad. Las tecnologías, los procesos, las estrategias son importantes, pero sin personas adecuadamente dirigidas y comprometidas la optimización de resultados será escasa. Los factores críticos de éxito de las empresas están relacionados con las personas, tales son:

  • Capacidad de relación con los clientes para anticipar y satisfacer sus necesidades.
  • Adecuada orientación a hacia objetivos claros.
  • Rapidez y acierto en los procesos de innovación.
  • Capacidad y preparación de las personas (poder y saber hacer).
  • Compromiso con los objetivos de la organización (querer hacer).

Para el mantenimiento y progreso de la empresa, es imperativo dirigir personas de forma adecuada para:

  • Sacar el máximo rendimiento de las personas.
  • Retener y fidelizar a los mejores colaboradores.
  • Obtener y mejorar los resultados.

Un buen directivo debe:

  • Ser un excelente técnico en su especialidad, ser competente profesionalmente
  • Ser un director de personas.

El perfil del nuevo directivo debe ser:

  • Competencia profesional
  • Capacidad de liderazgo
  • Pasión y elevada motivación
  • Negociador
  • Saber convivir con un alto grado de riesgo e incertidumbre
  • Capacidad de síntesis y centrarse en lo prioritario
  • Conocimiento de su sector y su entorno competitivo
  • Iniciativa y espíritu innovador
  • Mente global
  • Comportamiento ético
  • Disposición de aprender y mejorar de forma continua

“Las habilidades directivas forman el vehículo mediante el cual la estrategia y las prácticas de la administración, las herramientas, las técnicas, los atributos de la personalidad y el estilo trabajan para producir resultados eficaces en las organizaciones”. Son los medios con los cuales los directivos traducen su propio estilo, estrategia y herramientas a la práctica”.

Hace referencia a habilidades como: autoconocimiento, autocontrol, motivación, empatía y habilidades interpersonales.

Las habilidades directivas son:
  • Conductuales
  • Controlables
  • Todas se interrelacionan
  • Contradictorias o paradójicas

En las áreas de dirección de personas en las que la forma es determinante:

  • El liderazgo
  • El autoconocimiento
  • La motivación
  • La comunicación
  • El trabajo en equipo
  • La resolución de conflictos y negociación
  • La gestión eficaz del tiempo
  • La delegación (Facultamiento)
  • La gestión del cambio
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